スマートフォンをビジネスに - 社内情報配信サービスのHandbook - 導入事例「会議資料配布」

会議資料配布　Meeting

会議の為に準備時間や印刷代をかけ過ぎていませんか？
Handbookならペーパーレスでセキュアな会議を簡単に開催できます。

会議の開催に下記のような課題を抱えるケースが多いかと思います。
・会議資料の印刷コスト、会議の開催準備、資料の配布、回収と廃棄
・会議資料（紙媒体）から機密情報の漏洩
このような状況を改善すべく、スマートタブレットを利用した会議スタイルがどんどん広がってきています。 会議のスタイルを変えるだけで大きなコストの削減とセキュリティリスクの回避が実現できます。

会議資料の配信と閲覧

会議資料は、事前に編集者が配信設定をし、配信することでスマートデバイス側で閲覧できるようになり ます。ExcelやWord、PDFやPPTで作られた資料をそのまま添付して、１つの会議資料に集約して配信 できます。会議資料はスマートデバイスならではの操作感覚で文字拡大なども容易に行えます。

 

重要な点にはラインマーカー、 ひらめいたアイディアはその場でメモ

PDFの会議資料の場合は右上のボタンをタップすれば、 PDFの注釈機能が利用できます。会議中に重要だと感じ た項目にラインマーカーを引いたり、ページ内にメモを 取ることで会議の質も高まります。 書き噫みを行った注釈データは当該ユーザーのみのデータとして端末に保存されます。また、メールで送信することも可能です。 （※iPad版のみの機能となります。）

アクセス権のコントロール

特定の役職や部門に限られた情報配信が必要な場合も、Handbookではログインするユーザー毎に表示 する情報を設定できます。また、利用するスマートデバイスの端末毎にアクセスを制限することができま す。 さらにいつ誰がどの資料を閲覧したかといった会議資料・情報へのアクセスログを取得できます。 例えば部長以上のユーザーなら経営会議資料にアクセスできますが、部長以外のユーザーでログインする と経営会議資料にアクセスできないだけではなく、資料そのものがコンテンツ一覧に表示されません。 アクセス権の設定は、クラウド側（Handbook Studio）で管理できます。

ダウンロードの設定

配信された資料・情報の閲覧はスマートデバイスにダウンロードして閲覧するか、クラウド側の資料・情 報を参照閲覧するかの２つの方法があります。用途に合わせて配信の設定を変えることができます。

・ ファイルサイズの大きい資料や動画等→ダウンロードを許可して配信 ・ 機密性の高い情報等→ダウンロードを許可せずに配信

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