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わかさ生活、きっかけは社長の一声、わかさ生活のスピード経営を実現した情報配信基盤「Handbook」とは?

サプリメント「ブルーベリーアイ」で知られるわかさ生活は、会議などで発生する膨大な資料の管理や活用に頭を悩ませていた。そこで経営層向けに、iPadを通じて資料を提供する社内情報配信サービスを導入。効果的な情報活用を実現した。

 「かねてから、社長をはじめとする経営層がビジネス現場で利用するための情報整理にさまざまな課題を抱えていました。iPadとHandbookを導入したことで、単なる課題解決だけではなく、社内での情報活用のあり方が大きく変革しました」

 こう力を込めるのは、経営陣の業務をサポートする、わかさ生活 創務部の足立美奈氏だ。わかさ生活では2011年8月、経営層、営業会議の主要メンバー、一部の重要な取引先にiPadを計14台配布して、以降、Handbookを活用した情報共有を図っている。果たして、どのようなイノベーションが情報活用の現場にもたらされたのだろうか――。

移動中にも手軽に会議資料を閲覧したいのに……

 わかさ生活は1998年に創業、各種サプリメントを展開し、2012年現在では年間売上高160億円以上、従業員500人弱の規模にまで成長を遂げた。同社が標榜するのは「サプリメント業界品質No.1宣言」。例えば原材料の仕入れに際しては従業員が生産地を訪れ自らの目で品質を確かめるなどの取り組みを行っているほか、創業以来の主力商品である「ブルーベリーアイ」は、これまでに成分の新配合や増量により11回もの改良を行ってきたという。

 わかさ生活の社内では、こうして数々の商品を開発、改良したり、顧客から寄せられた意見を商品やサービスに反映させたりなど、数々のプロジェクトが進行しており、経営層も多くの会議体に参加している。例えば社長の会議参加の頻度は、多いときで日に5回以上にもなるという。

 当然、会議の頻度に比例して、配布される資料も膨れ上がる。経営層のための会議資料などを整理、発信している足立氏は、これまでの資料管理の課題について「提案書や企画書、過去の議事録など、会議や商談で必要な情報は、これまで大量の紙のファイルで管理していました。しかし、何十冊ものファイルバインダーの中から関連する情報を探し出して閲覧するには時間がかかり、移動中などでも手軽に資料を読める方法が経営層から求められていました」と説明する。

 このように増え続ける資料を管理する足立氏らの業務負担も大きなものだったが、経営層にとっても、必要な情報を瞬時に取り出せないという状況は、判断の遅れなどの影響を与えかねない状況が懸念された。

iPadとクラウド型の情報配信サービス「Handbook」を導入

 こうした課題を解決すべく、同社社長の角谷建耀知(かくたにけんいち)氏が提示したのは、「iPadで資料を閲覧できるようにする」という情報管理手法の実現だった。トップダウンによって社内の情報活用のあり方が大きく変わろうとしていた。

 「コンテンツの管理者とユーザーが分かれており、ユーザーが持つ1台ないし複数台のiPadに情報を提供できるソリューションを探していった結果、たどり着いたのが、インフォテリアの『Handbook』でした」と、創務部の明神美穂氏は語る。

 Handbookは、タブレット端末やスマートフォン向けに文書や画像などさまざまなデータを情報配信するクラウド型サービス。情報の管理者がPC上で登録、編集した文書ファイルを、ユーザーの端末から閲覧できる。まさにわかさ生活が求める使い方に適したものだった。このサービスをiPadとともに導入し、主に経営層向けの情報提供手段として利用をスタートした。

ユーザーの意見を取り入れ、情報を効果的に整理

 では、わかさ生活ではHandbookをどのように活用しているのだろうか。現在、Handbookで閲覧するための情報の登録は、足立氏や明神氏がインフォテリアのサポートを受けつつ引き続き担当している。京都本社の足立氏が主担当で、大阪支社に所属する明神氏が主に大阪での会議資料登録などを受け持っている。

わかさ生活はHandbookを活用して情報をコンパクトに整理する
わかさ生活はHandbookを活用して情報をコンパクトに整理する

 登録する資料は、閲覧するユーザー自身が選別したものが主とされる。直接指示を受ける場合とは別に、現在社長室には、社長不在時でも判別できるようにHandbookへ登録する資料を入れるボックスが用意されており、随時社長が資料を置いていく。それを会議や商談相手ごとに整理してHandbookに登録し、目次画面に相手先ごとのサムネイルが並ぶようにしているという。当初は月ごとに分類していたが、ユーザーから顧客などの企業別に整理した方が利用しやすいとの要望があって、管理方法を切り替えた。

 「ユーザーである経営層の要望を聞きながら、どのようにコンテンツを管理するのが便利なのかを工夫しました。また、導入当初には資料のダウンロードに時間がかかるということで、社内の無線LAN環境を調整するなど情報システム部門にも協力してもらいました。会議でも、しばしば過去の情報を探して閲覧している様子が見られます。社長の角谷から、必要な資料を検索するのに要する時間は、紙のファイルを使っていた頃より大幅に短縮されたと聞き、導入して良かったと感じています」(足立氏)

Handbookなくして生産性の向上はない

副社長 金澤宏美氏
副社長 金澤宏美氏

 ユーザーの一人である、わかさ生活 副社長の金澤宏美氏は、Handbookを活用して資料を持ち運べるようになったことで「生産性の向上につながった」とメリットを強調する。

 日々忙しく仕事をこなす金澤氏にとって、オフィスでゆっくりとPCに向かい情報収集などを行うような時間はなかなか作れない。そうした中、iPadとHandbookを利用することによって、会議前や移動中のわずかな時間に必要な情報が簡単に閲覧できるようになった。

 また、以前は資料を整理したり、そこから欲しい情報を見つけ出すのに時間がかかっていたりしたほか、廃棄して後になって資料がないと気付くこともあったが、Handbookを利用すれば細かな情報まで気兼ねなく登録できるので、今ではすぐに欲しい情報が手に入るようになったという。「ふと思い出したときにすぐ閲覧できる形で情報を手元に置いておくことが可能になりました」と金澤氏は話す。

情報の取捨選択が可能に

 一方で、情報の管理者の仕事はどう変わったか。足立氏と明神氏がHandbookに登録する資料の分量は、1日あたり100枚以上になるときもあるという。主に紙資料のスキャニングによる登録だ。社長は手帳へのメモも多く、今までは手帳とともに膨大な量の資料を持ち歩き確認を行うことが多かったが、現在は手帳と、資料を確認するiPadの両方を併用しているという。社長の要望もあって、取引先各社からの提案などは最初の資料と最新の資料だけを保存するようにし、それ以外の資料など不要となったものは適宜削除している。また、Handbookのアンケート収集機能を用いて、ユーザーから「この資料は不要」という指示を受けてデータを消去することもあるという。

 「運用においては、登録しないといけない資料と、そうでない資料とを分ける作業がポイントになります。削除すべきファイルの指定をどのようにしてもらったらいいか、いろいろ試行錯誤して、アンケート機能を使う方法に落ち着きました。今後は、閲覧者自身が削除でき、それがサーバ上のデータにも反映される仕様になると好ましいです」(明神氏)

 資料の整理方法もHandbookの導入で大きく変わった。これまで膨大な紙資料を綴じたファイルバインダー群は、決算期ごとに選別して整理していたが、最近ではHandbookに登録している情報かどうかを基準として整理している。追加や削除が容易なHandbookで選別し、それを紙資料にも反映させるという使い方を新たに確立したのだ。

 「必要とされる部分だけをデータ化しているので、紙資料と連動できるような使い方を心掛けています。Handbookの導入によって紙の利用を削減でき、資料を管理するための労力削減にもつながりました。こうした作業を通じて、経営者にとって必要な情報についてのノウハウが蓄積され、情報の取捨選択が素早くできるようになりました」(足立氏)

 「今後はもっと見やすい情報を迅速に提供していきたいです。最近では、ユーザーもHandbookとオンラインストレージサービスの『DropBox』との連携機能を使って自ら資料を登録するなどしています。Handbookは欲しい情報を欲しいときに得られるため、利用頻度の少ない資料でも登録しておくと、いざというときに役立つはずです。ユーザーに応じて多種多様な活用が魅力といえるでしょう」(足立氏)

株式会社わかさ生活
本部所在地: 〒600-8008
京都市下京区四条烏丸長刀鉾町22
三光ビル
会社概要: サプリメントの研究開発及び通信販売会社として、サプリメント業界品質No1を目指す「わかさ生活」。主力商品の「ブルーベリーアイ」は、モンドセレクション金賞を10年連続で受賞するなど国際的にも評価されている。
従業員数: 494名(2014年1月現在)
U R L: http://www.wakasa.jp/