「メールで十分」は損をする! 社内SNS導入で情報共有はこう変わる
FacebookやTwitterをはじめとしたSNS。今では多くの人が情報収集やコミュニケーションの手段として活用するようになりました。そんなSNSの機能を業務連絡などの手段として活用する方法として、社内SNSがあります。
社内SNSは従来の電子メールと何が違うのか。メールと比較した場合のメリットと導入成功のために必要なことを紹介します。
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社内SNSの現状
2013年にガトーナが世界1,000以上の企業や組織を対象に実施した調査によると、社内SNSの成功率はわずか10％程度という結果となりました。システムを導入しても社員がそれをうまく活用できなければ意味がありません。社内SNSはまだまだ成長途上にあるシステムといえるのです。
メール通信では得られない社内SNSのメリット
1.同時に複数の相手とコミュニケーションできる
メリットのひとつとして、電子メールが基本的に1対1のコミュニケーションであることに対して、SNSでは一度に複数の人間とやりとり可能な点があります。
もちろん、メールでも一斉送信をすることは可能ですが、その返信は個別に届くことになります。したがって発信者はその返信をまとめる必要が生じてしまい、そのことに多くの時間を取られてしまうケースも少なくありません。
2.リアルタイムでありながら、相手の都合を気にせずにすむ
リアルタイムで連絡をとることができる一方で、相手がパソコンの前にいなければメッセージを後から読んでもらうことができます。リアルタイムな連絡が可能でありながら、電話のように相手の都合を気にする必要がないという点もメリットでしょう。
3.内容の確認・整理が容易
記録が時系列で残されるので、過去の情報をさかのぼって確認することも簡単です。また、大量のスパムメールに埋もれてメールを見落とす心配がないなど、情報の管理に関する多くの無駄を省くことができるのです。
社内SNSを有効活用するために必要なことは？
SNSが業務の効率化に有効だとはいえ、Facebookなどの一般のSNSを業務連絡に使用することはセキュリティの面で不安だという声も少なくありません。社内のパソコンからFacebookへのアクセスを禁止する企業も多いでしょう。そのようなときには、業務用SNSを上手に活用することで、安全に効率化をはかることができます。
また、社内SNSを導入し、成功するために必要なこととして、利用目的を明確にすることが大切だといわれています。社員それぞれが企業理念に沿った仕事をすること、個人が抱えている課題を参加者全員で共有し、解決することなど、明確な目的を設定することが重要となるのです。
導入のメリットを把握して目的を明確にしたら、それを利用する社員すべてに伝えることも欠かせません。しくみを整えることと情報を共有することの両者が揃ってはじめて、社内SNSはその本来の効果を発揮するのです。
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