タブレット端末を使ったプレゼンをスマートにするクラウド

2019/11/13

社内や客先で、皆で資料を眺めながら話をすることは多いです。過去は、紙の資料を配布したり、プロジェクターにノートPCの画面を投影して、プレゼンテーションデータを表示させたりといった方法が主流でした。最近はタブレット端末を活用するケースが増えています。タブレット端末も、変換ケーブルを利用してHDMI出力が可能です。

タブレット活用したプレゼンテーション

タブレット端末は手帳やノートに近い感覚で、手軽に持ち歩くことができます。紙の資料を広げなくてもよい上に、筐体そのものが薄くてコンパクトなため、ミーティングの机のスペースを圧迫することもありません。PCと比べて起動も速く、直感的に誰でも使うことができます。その場にいるメンバーがタブレット端末を持っていれば、かなり快適にミーティングが進められそうです。

さらに画面に直接、手描きで資料にメモを書き込むことができるのも利点です。資料も見ながら説明してもらっている際、一体、どこについて説明をしているか分からなくなることもあります。例えば話者の手元にあるタブレット端末画面をプロジェクターに投影させて、手書きで資料にマークやメモを入れながら話すこともできるため、プレゼンがより理解してもらいやすくなります。画面に手描きをしながらのプレゼンは、ミーティングだけではなく、講演やセミナーで利用する話者も見かけるようになりました。

タブレット端末でも、個人の端末に入ったローカルなデータを用いたプレゼンテーションも当然できます。さらにクラウドサービス上に必要なデータをあらかじめ上げておくことでさらなる効率化が図れます。クラウドにあるデータを常に見せるようにしておけば、閲覧しているデータは常に最新のものになります。ミーティングの場での変更や修正はもちろん、うっかり誤字やミスなどを見つけてもその場で修正でき、即座に反映されたデータが共有されます。

プレゼンテーションのソフトウェアもクラウド化された

プレゼンテーションの資料のフォーマットは、Windowsであれば「PowerPoint」、Macであれば「Keynote」が主流です。これは今もそれほど変わりませんが、WindowsユーザーがKeynoteを使っているケースもありますし、逆にMacユーザーがPowerPointを使うケースもあります。

この数年、大きく進化したのがクラウド対応であり、タブレット端末を利用する機運が高まってきている状況といえます。

例えばKeynoteについては、Appleのクラウドサービス「iCloud」の中でKeynoteが利用できるようになっています(「Keynote Live」の機能)。閲覧だけではなく、作成や編集も可能です。クラウドにデータがあるので、複数のユーザーやデバイスでのデータ共有も可能です。iPhoneから資料を確認することもできます。さらに、遠隔のユーザーと進行中のプレゼンが共有できます。

Microsoft OfficeのサブスクリプションライセンスであるOffice365版では、クラウドストレージやサービスが利用できます。「PowerPoint」ではリアルタイムコラボレーションがあり、遠隔のユーザーと共同編集が可能です。keynoteと同様に、遠隔のユーザーに進行中のプレゼン画面も共有できるのと併せ、音声のストリーミングにも対応します。

さらに「PowerPoint online」があります。こちらはOfficeのライセンスを契約してなくても無償で利用できます(ユーザー登録は必要です)。グラフ挿入ができないなど、それなりに機能は制限されるものの、作成、閲覧、共有など基本的なことは一通りできます。データはMicrosoftのクラウドサービス「OneDrive」に保存します。

さらに上のいずれでもないツールとしては「Googleスライド」があります。PowerPointとの互換性があります。無償提供なのでPowerPointほど高機能ではありませんが、一昔前の機能は大体実装されています。データは「Googleドライブ」に保存されます。デスクトップに保存されたPowerPointのデータをGoogleドライブに置けば、Googleスライドで見ることができます。Googleスライドも共同編集やデータ共有に対応しています。

Handbookなら簡単で安全

クラウド化するとなると、心配になるのが、情報のセキュリティです。上記で挙げたツールはメジャーに使われているもので、少なくともビジネス向けをうたう有償のものであれば、ビジネス利用を前提としたセキュリティも保証しているとされます。無償のツールであっても、閲覧や編集権限の最低限のコントロールもできます。しかし、細やかにセキュリティに配慮して、データ管理や配信を確実に行うとなれば、複雑な設定が必要となる場合もあります。

クラウドのコンテンツ管理システム「Handbook」は豊富な機能がありながら誰にでも使いやすく、しかも高いセキュリティが担保されています。IT部門の専任担当に設定をお願いしなくても、現場の担当レベルで、ハイレベルな設定が簡単に行えます。スムーズなペーパレス化や、その環境を活用したスマートなプレゼンの実現を強力に支援します。

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