社内SNS、失敗するにはワケがある

社内SNSを自社で導入している、あるいは、導入を検討しているという方も多いのではないでしょうか。

社内SNSの導入は、トップマネジメント、もしくは、IT部門によって決定されることも少なくないようですが、導入によって、業務効率が上がるという推進側の言葉とは裏腹に、一般社員の中には、「本当に業務効率が上がるのだろうか」と懸念を持つ人もいるのではないかと思います。

実際、ガートナー社が世界の1,000以上の組織・企業を対象に行った調査(2013年)では、「90%以上が失敗」というショッキングな結果が出ています。

何がネックとなって、失敗しているのでしょうか？社内SNS導入失敗の理由として考えられる5つのポイントを見ていきましょう。

There is a reason so that in-house SNS is fails

photo credit: クレイアートアイコン　ソーシャルネットワークサービス via photo AC

1. SNS自体の使い勝手が悪い

導入したSNS自体の使い勝手が悪く、定着しないというケースがあります。コストメリットばかりが先に立ち、評価をほとんど経ずに、導入された場合に陥りがちな失敗です。導入ありきで評価が形骸化している場合も同様です。いくらコストメリットが謳われようと、利用されないシステムには１円も価値もありません。

クラウドシステムやパッケージの中にはカスタマイズを前提としたものもあります。一部のシステムは、カスタマイズによって劇的に使い勝手が改善することがあり、それにより利用が促進される場合もあります。

ですが、度重なるインターフェースの変更は社員の不評を招き、利用促進を阻む要因となるため、計画的に進める必要があるでしょう。

2. SNSが業務内容にマッチしない

業務内容によっては、SNSがそもそもマッチしないことがあります。例として挙げられるのが、工場などにおける導入です。工場においては、何か改善が必要な事態が起きた場合、SNSで議論するまでもなく現場で責任者が即断すべきでしょう。そもそも工場勤務では、作業者によるSNSへのアクセシビリティを確保出来ません。

営業所の規模によってもマッチしないケースがあります。ワンフロアーで見通しのよい社内にSNS経由でのコミュニケーションをわざわざ持ち込んだところで、普及しないことは明白です。無理に導入したところで、形骸化が避けられないケースもあるのです。

3. 導入の目的がはっきりしない

見栄えの良さや先進性に惹かれて、自社への適用イメージを持たぬまま、導入したときなどに陥りやすい失敗です。

このようなケースでは、仮運用して改善案を募るのが常ですが、そもそもSNSが本格的に利用されていない状況下で出された改善案など、妥当性を欠いたものばかりになりがちです。

利用シーンを想定した入念なロールプレイを行い、カスタマイズを繰り返してからリリースするべきでしょう。非効率なシステム導入は、社員全員の生産性を落とすことになりかねません。

4. 監視が利用者の出し惜しみを引き起こす

社内SNSにおいては、IT担当者や総務部員、取締役など一部の限られたメンバーが特権ユーザーとなる場合があります。彼らには、全ての情報が閲覧可能となることも少なくありません。実際、特権ユーザーの権利を利用していなくても、そのようなイメージを持たれやすいため、SNS上でのコミュニケーションは、誰に覗かれてもかまわないような空疎なものになる可能性があります。

招待メンバー以外にはアクセス出来ないようなインターフェースへ変更する、監視権限を持つ者も積極的に議論に参加することで、監視を受けている印象を払拭できます。

5. 他のコミュニケーション手段と競合している

メールや録画機能付きテレビ会議システムなど、コミュニケーションツールが既に十分整備されている組織への社内SNS導入は、業務効率化に逆行する恐れが生じます。そのような組織においては、SNSが既存のコミュニケーションツールと競合し、生産性が低下する可能性もあるでしょう。情報が集積されずに分散してしまい、従来は不要であった、コミュニケーション手段を選ぶという判断や参照の手間が増えるためです。

そのような組織では、ツールの棲み分けを明文化し、社員による判断が不要となるようにします。予算化された案件については、既存ツール利用、新規案件のみ社内SNSを利用するなどのルールを設けます。