タブレットとの併用で営業効率アップ！【2】こんな予定管理、TO DO 管理はNG
今や、タブレットはセールスパーソンのお役立ちアイテム。ですが、単にタブレットを持っていればよいというわけではありません。正しい使い方をしてこそ、営業現場でタブレットの本領を発揮させることができます。
間違った使い方をし続けていれば、時間やリソースを有効活用できず、営業効率は悪くなる一方。ここでは、セールスパーソンのタブレット活用のNG例をご紹介。問題点と対処法について解説します。
予定管理におけるNG例
タブレットで予定管理をするセールスパーソンが増えています。セールスパーソンにおススメの無料アプリとしては「Googleカレンダー」や「ジョルテ」がありますが、こうした予定管理ツールを使う際のNG例があります。それは、1日のスケジュールしか見ていないこと。
長いスパンで取り組む仕事の場合、長期的な視点に立ったイメージングがしづらいという問題点があります。対策としては、スケジュールをチェックする時、短期予定（1日、1週間）と長期予定（数カ月）の2種類を両方見るようにしましょう。
長期予定には、大きな案件の契約から納品までの流れをインプットしておきます。こうすることで、進捗状況や繁忙期が分かりやすくなります。
時間軸での表示をチェックしないのもNG。下の画像はスケジュール管理アプリ「SnapCal」（インフォテリア提供）の表示形式を時間軸にしたものですが、その日の予定さえ分かればよい、として終わらせないように、各予定の所要時間が見える化されていれば、スキマ時間の予定も立てやすく、1日を効率的に過ごすことができます。
せっかく予定を入力しておきながらも「うっかり予定を忘れてしまった！」となっては大変。予定をお知らせしてくれる「リマインダー」機能を使いましょう。
Googleカレンダーにもリマインダーはついており、画面上でのポップアップやメールなどで通知させることが可能。追加もできるため、「1週間前」「3日前」「当日」と、時間差で設定しておけば、うっかり忘れ回避になります。
TO DO 管理におけるNG例
続いては、TO DO 管理のNG例です。まずは、タスクの優先順位をつけていない例。目先のことや自分の好きなことから着手しがちで、重要案件が手薄になってしまうという羽目に陥りがちです。
こうした悪癖を解消するには、重要度×緊急度で表される2軸4象限のうち、TO DOがどこに位置付けられるかチェックすることが必要。下の図のマトリクスを使えば、仕事の優先順位が分かりやすくなります。
重要度も緊急度も高い「A」の領域は、時間も手間もかかりそうな最重要案件。限られたリソースとエネルギーをAに優先的に投入すべく、軽めの仕事を先に片付けておく、という選択肢もあります。
そうした場合は、「B」と「C」から手を付けるとよさそう、という見込みが立ちますね。さらに「B」と「C」をそれぞれ見ていくと、「B」は電話や突然の来客というケース、「C」は時間の余裕がある時にやるべき事柄、いわゆるスキマ時間での作業というように分類できます。。
タスクの優先順位が分かったら、難易度も見極めてあらかじめ人手を確保したり、作業を分担したり、という対策も打てるようになります
タブレットでのTO DO 管理でありがちなNGとして、未完了と完了の項目が混在している例があります。完了済みが残ったままだと、TO DO 管理をメンバー間で共有している場合は大きなミスに発展する危険性が。
完了事項は確実にディレートするクセ付けをしましょう。TO DOに変更が生じた場合も速やかに対処し、変更前のTO DOは削除するようにします。
根本的なNG例
最後に、最もダメな例を紹介します。それは、入力したことですっかり安心してしまって、タブレットを立ち上げなければ先々の予定やTO DOが分からないというケース。
デキるセールスパーソンは、こまめにタブレットで予定とTO DOを確認しているもの。とある訪問先から次の訪問先、さらにその先の動きへと頭を巡らし、動線をシミュレーションしています。
「このスキマ時間でA社に立ち寄れそう」であるとか、「B社訪問は2週間先だけど、詳細な資料作成に今から取りかかっておくべき」といった行動の見込みが立ちます。
今後の予定という「点」がスムーズな動きの「線」になるよう、動線を意識した行動計画が立てられるようになれば、おのずと営業効率も上がっていくでしょう。
タブレットで頻繁に予定管理・ TO DO 管理するのはもちろんのこと、ふとわいたアイディアもどんどん即時インプットすることもおススメします。操作性に優れたタブレットなら、いつでもどこでも簡単入力が可能。
こうしたことを心がけると情報が整理されやすくなり、脳の活性化にもつながります。習慣化されれば、アイディア豊富な営業マンに成長できるでしょう。
