「本日猛暑につき在宅勤務をおこないまーす！」インフォテリアでの「在宅勤務」制度導入の裏側と3つの工夫とは？！

2015年8月1日より当ウェブサイト「タブレット活用ブログ」を運営するインフォテリア株式会社では、真夏の猛暑に配慮した取り組みとして、最高気温35度以上の場合は自宅での勤務を推奨するワークスタイルを導入しました。

参考：最高気温３５度以上の日はテレワーク（在宅勤務）を推奨！
～夏場の猛暑に配慮した新たなワークスタイルとして8月から導入～

そこで今回はどのようにしてインフォテリアが在宅勤務（テレワーク）において、実際の運用で工夫を凝らしているのか、3つのポイントにまとめてお伝えしていきます。ダイバーシティの取り組みの一環として在宅勤務を検討している企業も増えつつあると思います。弊社のケースもひとつの参考事例として、ぜひご一読ください。

インフォテリアの事業概要

まず、在宅勤務の要点を説明する前にインフォテリアの事業概要を簡単に説明します。
弊社の事業はシステム間のシームレスなデータ連携を可能にする「ASTERIA WARP」とモバイルデバイスでの営業資料、会議資料などの電子ファイルの戦略的な管理、いわゆるMCM（Mobile Contents Management）を実現する「Handbook」の主力2製品の開発、販売を中心としており、組織的には開発、営業、マーケティングの体制で構成されています。また、国内は大阪、東京の2拠点体制、海外は中国、アメリカ、シンガポールなどに開発、販売拠点を持ち、海外進出を積極的に進めています。
黎明期から複数拠点が存在していたこともあり、拠点間でのやりとりに工夫を凝らす必要性があったことも弊社のひとつの特徴です。今回はこのような組織体制のため、そのコミュニケーション手段として取り入れられたインフォテリアの工夫をいくつかご紹介していきます。

ポイント1：各メンバーの状況、業務にマッチした働き方を実現する

インフォテリアはIT製品を開発、販売する会社のため、当然のことながらエンジニア職の社員が多く在籍しています。エンジニアの業務はソースコードを書くだけではなく、スキルレベルにもよりますが、開発の前段階、企画や市場調査から携わるケースも少なくありません。

また、ソースコードやサーバのメンテナンスなどの業務も含まれます。それぞれの業務が日中だけで完結するものではなく、時間的に不定期になりがちなため、弊社では早い時期からエンジニアに対して裁量労働制を取り入れています。裁量労働制は各メンバーが業務に対し主体的であることが前提となりますが、弊社では各メンバーのミッションを定めるだけでなく、他業務をおこなっているメンバーにもエンジニアの業務の複雑性を理解してもらうよう心がけることでメンバー間の大きな不平不満などもなく運用することを可能としています。

他にも、イレギュラーな働き方として弊社では時短勤務も許可しています。もちろん、全てのメンバーに、というわけではなく、育児や介護など正当な理由が必要となりますが、こうした施策についてもトップ自らが社内のメンバーに対しその取り組みの重要性を説明することで不満なく運用されています。

今回の猛暑対策での在宅勤務許可が社内で大きな混乱もなく運用を開始できたのはこういった多様な働き方が既に制度化していることが大きな前提としてありますが、一方で在宅勤務に対して常に備えてきていたこともあります。

今から約4年前の2011年3月に発生した東日本大震災。その発生の翌日以降、交通機関の混乱や継続していた余震などを考慮し、弊社でも社員全員に対し在宅勤務を推奨しました。また、在宅勤務体制を解除したのちも「災害時の混乱を避け在宅勤務における問題を事前に把握し、可能な改善を進める」という目的で、全社員に月に1回の在宅勤務実施を義務付け、課題抽出をおこないました。その期間内で表出してきた問題点はその都度改善をおこない、これらの取り組みで構築した体制は今なお改善を図りながら運用されています。

このように、弊社では社員に対する働き方に関するさまざまな制度の導入や取り組みをおこなってきました。先に触れたプレスリリース上に掲載されている、「全社員にタブレットを支給し自社製品のMCMツール『Handbook』を活用」していることもその一例です。（こちらは後ほど本ページ上でも触れていきます。）

これらの施策を一気に取り入れるとなると、とても労力がかかるため現実的ではありませんが、働き方の多様性を進める第一歩として何かしらから取り掛かると良いかもしれません。弊社のケースがモデルケースというのはおこがましいですが、在宅勤務実施に向けたプロセスのひとつの参考事例としてみる価値はあるのではないでしょうか。

ポイント2：業務上重要な情報の管理にITを駆使する

IT革命という言葉が叫ばれて久しいですが、インターネットとコンピュータの進化は「革命」と呼ぶにふさわしい影響を企業での働き方にも及ぼしました。今やEメールでの情報のやりとり、インターネットでの情報収集、オフィス系ソフトでの文書作成、業務管理系ソフトでの業務管理など、インターネットとコンピュータなしでは業務が成り立たない企業がほとんどです。

しかし一方でその進化は企業に機密情報の漏洩などのリスクをもたらすことになりました。また、企業が管理する個人情報も同様です。在宅勤務を許可する場合、社内のシステム上で業務をおこなうことになるため、こうしたリスクが飛躍的に増加することもあり、ここが理由で在宅勤務の導入をためらう企業も少なくありません。

こうしたリスクを考慮して各社員の自宅にVPNを引くことを義務化するケースもありますが、ファイルのやりとり自体はセキュアになっても、ローカルにデータを保管し、VPN解除時に漏洩してしまう、といったリスクもあり、自宅のPCなどを利用する在宅勤務の場合、VPNは万全とは言いきれません。

こういった背景もあり在宅勤務におけるMCMツールの利用が昨今進んでいます。MCMとは「Mobile Contents Management」の略で、営業や会議などで利用するビジネス文書を始めとした電子ファイルを管理側でコントロールすることでファイルごとにアクセスするユーザやデバイス上への保管を制限することができます。弊社でもMCMツールとして「Handbook」という製品を提供しており、全社員にタブレットを支給し同製品を積極的に活用することでファイル漏洩のリスクを予防しています。情報の重要性が高まっている昨今、こうした配慮はあらぬ疑いを社員にかけないためにも重要であると考えています。

ポイント3：拠点間のコミュニケーションにテレビ会議を活用する

先に挙げたとおり、弊社は国内・国外で複数拠点を構えているため、早期からテレビ会議でのミーティングを頻繁に開催しています。各会議室には大型のモニターが設置されており、それらモニターを通じて拠点間でのコミュニケーションを取っています。音声通話だけでもミーティングは可能ですが、各メンバーの顔をモニター越しでも直視し、テレビ会議ツールの画面共有機能などを合わせて利用することでより深い理解と活発な議論を可能としています。

こうしたカルチャーに馴れない中途入社組の社員も回数を重ねるごとに、じょじょにツールを駆使しミーティングを実施していくようになります。このように、継続していくことがそうしたカルチャーの浸透には重要であると言えます。弊社でもそうしたカルチャーがあったことが社員の在宅勤務への抵抗感を軽減へ寄与していることは間違いありません。拠点が複数ないケースでも、たとえば取引会社とのミーティングでこうした試みを実施することは可能です。少しずつでもこういった取り組みを実現していき、社員にツールの利用を馴染ませることが在宅勤務を可能とするポイントとなります。

まとめ

今回は弊社インフォテリアの取り組みを事例に取り上げ在宅勤務を実現するための3つのポイントをご紹介しましたが、ダイバーシティが強く叫ばれる中、今後も在宅勤務は増えていくものと予想されます。しかし、勤務する側がそういった取り組みに抵抗感があればせっかく社員のための施策でも残念な結果になりかねません。

そのような事態を防ぐためにはどうすべきか、それはポイント1で取り上げましたが、トップ自らが重要であると考え、それを社内のメンバーに対して説明することはカギとなるのではないかと考えます。

今回の弊社の猛暑対策での在宅勤務許可のケースでも、実はプレスリリースの発行前にトップから事前に社員へ説明がおこなわれています。組織規模が大きくなればなるほどさまざまな問題によりこのような対応は難しくなります。しかし、IT化が進んだ現代ではその「伝え方」も多様化しており、伝える情報に応じたさまざまな手段を選択することが可能です。ぜひ自社の状況に最適な手段を選択して「伝える」工夫をしてみてはいかがでしょうか。