定時に社内の座席にいることは本当に必要？
テレワークが生み出す時間と本当の働き方改革
この数年、新聞やテレビの報道で「働き方改革」がよく話題になります。働き方改革は日本政府の重要政策であり、長時間労働の抑制、フレックスタイム制や採用労働制の在り方の見直し、高度プロフェッショナル制度の導入といった取り組みを促しています。
皆さまの職場では、働き方改革にどのように取り組んでいるでしょうか。国内でまだ始まったばかりであるため、試行錯誤が多いという企業も多いのではないかと思います。また働き方改革という言葉に嫌悪や疑念を抱く方もいるかもしれません。特に「長時間労働の抑制」については、そのように感じる人が少なくないのではないでしょうか。
残業を禁止する、決められた日の早い時間に強引に帰宅させるなど、労働時間を無理やり圧縮しようとする取り組みでは、結局、完了できない業務が後ろ倒しになっていくだけです。労働が長時間に及んでしまう原因の根本を解決しなければ、現場にどんどん負担がのしかかり、さらに不満が噴出してしまい、悪循環となっていくでしょう。
「朝の決まった時間に社内の席に座り、昼休みは12～13時まで取り、そして夕方の決まった時間までに席にいなければならない」という従来のビジネス慣習にとらわれず、働き方に自由度を持たせることで効率化を図り、その結果、労働時間を心身ともに無理のない範囲にとどめていくこと。やりがいのある仕事にとことん打ち込みたい人、育児をしている人、家族の介護をしている人、事故や病気により通院が必要で時間に制限がある人など、さまざまな立場の“働きたい人”を上手に活用すること。それが、本当の働き方改革ではないのでしょうか。
実際、毎日決められた時間に社内の座席にいなくてもよい場合がたくさんあります。インターネットが身近になかった時代では、皆が社内に決まった時間に同じ場所に集まって働くことで、意思疎通を図って仕事を進めるしかありませんでした。しかしインターネットが普及し、SNSやクラウドサービスの活用が生活で身近になった今、ずっと皆で一緒に同じ部屋にいなくても意思疎通が図れます。もちろん、時には対面でひざを突き合わせて、表情を見ながら話すことが大事になるシーンもあります。しかしながら、そういう場面ばかりでは決してありません。
例えば顧客のオフィスに訪問した場合、自社に戻る時間と自宅に戻る時間を比べて、自宅に戻る方が1時間早いなら、会社で戻らず自宅でのテレワークを選択すれば、その1時間が労働時間に充てられます。営業先の近隣のカフェでテレワークをすれば、より時間を捻出し、集中してタイムリーに作業することができるかもしれません。
また、自身の通院や家族の介護、子供の送迎などの場合は、決まった時間に決まった場所にいる必要があります。そのような場合もテレワークを活用して通勤にかかる時間を節約したり、時間をずらして勤務することで対処が可能になります。
現在では、マイクやスピーカー、カメラを搭載したPCとネットワーク環境さえあれば、Webサービスを使ってどこにいても会議に参加できます。Web会議システムは、無償であっても十分に実務に耐える機能を備えたものから、品質や機能が充実した高価なソフトウェアまで用途に合わせたシステムがいろいろあります。また、クラウド上のドキュメント共有やチャットなどを併用することでより密なコミュンケーションが行えることもあるかもしれません。関係者の多い社内会議ででは、参加者のスケジュール調整にも時間がかかりますが、Web会議であれば、出張や外出が多い上司や同僚も会議に参加しやすくなります。とはいえ、外出先では、通信環境が不安定で途切れてしまうこともあるのが実情です。しかし、まもなくサービスの提供が始まる５Gが普及すれば、通信環境の問題も改善され、より快適にリモート会議を活用できるようになるでしょう。
こうしてテレワークを上手に採用することで、移動時間などのムダを省き、単位時間あたりの業務効率を高めて、節約された時間が積み重なっていけば、残業を無理に抑制せずとも、自然と労働時間を適切なレベルにコントロールしていくことになりそうです。もちろん、テレワークさえすれば、長時間労働問題に完全に対処できるわけではありませんが、少なくとも、それを抑制する方向へつなげていける可能性は確かにあります。
育児中の人であれば、テレワークで働けば、保育園の行き帰りの時間を意識しつつ、急な呼び出しにも対応しやすくなります。健康上の都合で外出できない人、家族の介護をしている人も、テレワークを活用することで、休職・退職することなく無理のないペースで働き続けることが可能です。また各社で実際に、こうしたテレワーク活用の成功例が出てきています。
テレワークを行う際は、オンライン上での資料共有の手段が必須です。その際には、コンテンツ配信や管理を安全かつ確実に行う必要があります。機密情報を含む会議資料をうっかり関係者外に誤配信してしまうようなことはあってはなりません。
アステリアの「Handbook」は、テレワーク時の資料共有を簡単にしかも安全に行うことが可能です。またアステリアの社内でも、働き方改革の一環としてテレワークを積極的に推進しており、Handbookをテレカン時の資料共有などで活用しています。当社での事例も今後、紹介できればと考えています。
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