上場企業の大仕事、株主総会の舞台裏で活躍するHandbook大量の資料印刷や頻発する差替え作業から脱却！総会準備の常識を変えた！

2019年6月22日（土）、アステリアでは社名変更後、最初となる第21回定時株主総会を開催しました。気持ちも新たに、例年より大きな新しい会場で、そして、上場企業の議決権投票システムの本番環境にブロックチェーン技術を適用した、世界初（※）の取り組みにも注目が集まる株主総会となりました。今日はその舞台裏をご紹介しましょう。

多くの株主の方々に来場いただく株主総会は、準備・運営にも多くの時間と人員が関わり、共有される多くの資料は、状況に応じて頻繁に変更されるため、常に最新の内容を関係者間で確実に共有する必要があります。

アステリアでは、株主総会に携わる関係者間の資料共有に、モバイルコンテンツ管理システム「Handbook」を用いていました。たとえば、事前の関係者向け説明会で使用する会場案内図、オペレーションの説明資料などもHandbookで共有され、関係者が自分のモバイルデバイスでいつでも参照できるようになっていました。

また、株主総会の準備では、資料の更新や変更は日常茶飯事です。たとえば、現地でのリハーサルで出た課題を解決するためにオペレーションを変更した場合、それを説明した資料も変更が必要になります。従来のように、紙で資料の配布を行っていると、全関係者に通知し、新たに印刷して、全員に配布をし直す必要がありますが、Handbookがあれば、クラウド上のファイルを最新の資料に更新するだけで、全員が最新の資料に確実にアクセスできるようになります。こうして、準備の際の紙のコスト、印刷や配布などの手間や時間を大幅に節約することができています。実際に運営スタッフは、「株主総会の準備は紙の差し替えが多くて大変。紙の資料の世代管理には本当に苦労してきましたが、Handbookの活用で世界が変わった！もう、Handbookなしの運営には戻れない」といいます。

今回のアステリアの株主総会の開催にあたり、関係者間で共有された資料は、当日の発表資料、想定問答集、人員配置、当日のオペレーション、司会原稿など、20種類ほど！本番中も、質疑応答や運営に関するデータを事務局がリアルタイムに更新し、運営スタッフはスマートフォンで確認。議長は、舞台に設置されたタブレットで情報を確認し、スムーズな進行を実現していました。

Handbookを活用すれば、このように、資料を一括管理し、確実に配信、手軽に閲覧できるので、安心・安全に、そしてリアルタイムな情報共有が実現できるのです。スムーズな株主総会の運営の裏では、こうしたテクノロジーが活用され、準備や運営の効率化に役立っているのです。

社内説明会の様子

株主総会の資料が一覧で表示、
実際に活用されたHandbookの画面

Handbookは1,500件以上の導入実績をもつ、モバイル向けコンテンツ管理システムです。
会議資料や営業資料、マニュアルや研修教材などの書類や画像・動画などをクラウドで簡単に集中管理して、タブレットやスマートフォンでスマートに活用できるようになります。

コンテンツ閲覧の権限設定も備わっており、運営者と当日の会場スタッフで、閲覧できる資料を変更することで、より適切に資料を配信・共有することが可能になります。また、関係者がそれらの書類を閲覧したかどうかのログが取れるため、確実に情報が伝わったかどうかもチェックできます。

株主総会は、各企業にとって、株主の皆様と企業をつなぐ、１年に１度の大切なイベントです。だからこそ、失敗は許されず、発表や質疑応答はもちろん、おもてなしや運営、スタッフの教育に至るまで、綿密な準備と円滑な運営が必要です。私達、アステリアでは、Handbookを活用して、準備や運営を効率化することで、来場いただく株主の皆様との交流の機会をさらに充実していきたいと考えています。

安心・安全に資料を配信し、一括管理できるHandbook。今回、ご紹介した株主総会はもちろん、社内で定期的に開催される取締役会や経営会議などでのご利用もおすすめです。

※当社調べ。実証実験ではなく、上場企業の実際の議決権行使に使用される投票として。