基本を押さえてiPadをビジネス活用！ビジネスで使える機能とアプリはコレ
軽さと適度な画面サイズを兼ね備えたタブレットなら、たった1台で、快適なデータの作成、編集、閲覧、管理、共有を実現することができます。また、外出先でも業務システムのリソースが共有でき、移動中も場所を選ばないペーパーレスワークを実現します。
私たちアステリアではHandbookの提供を通じ、会議のペーパーレス化 あるいは 営業現場でのタブレット活用 などの様々な iPad・タブレットのビジネス活用シーンや活用方法 を提案してきました。
今回の記事では、そうした潜在能力のあるタブレットをさらに便利に使うためのアクセサリやアプリを紹介します。
タブレットなら今までのビジネススタイルを刷新する効率的な仕事の手法が見えてきます。さらに、デバイス本体の美しいデザインやスマートさは顧客へのプレゼンツールとしても有効です。タブレットを使った電子カタログやビジュアルの提案など、その時々のニーズに合わせたデータをインタラクティブに引き出せるならば、これほど頼もしい営業支援アシスタントはありません。
タブレット市場は今までにも増して活性化されつつあります。BYODでの活用デバイスの草分けとなるiPad は、昨年10月に新しく “ iPad Air ” を発表し、今もなお独自の進化を遂げています。今年７月に発表された Microsoft Surface Pro 3 はWindows 8.1 を搭載し、タブレットとしての携帯性と駆動力に加えてデザイン性も持ち合わせています。また、様々なメーカーから提供されるAndroid 端末はサイズも仕様も多岐にわたり、ラインアップが豊富です。
どのタブレットを選ぶべきか、すでに吟味されている方も多いのではないでしょうか。どのデバイスにも使い勝手に伴うメリットとデメリットはあります。ここでは iPadにフォーカスを置き、iPadならではのポイントに注目して便利な使い方と、注目のビジネスアプリをご紹介します。
セキュリティが強いiPad
社外にデータを持ち出す際に懸念されるリスクは紛失や盗難です。iPadに搭載されたGPS機能を使って本体そのものを探し出すことは可能ですが、最も怖いのはデータの流出。iPadはパスコードでロックされた状態のときは、256-bitでハードウェアを暗号化しており、アクセスを許しません。さらに、パスコードを指定回数以上間違えて入力した場合のデータの自動消去、またはリモートワイプサービスを使えば遠隔操作でデータの消去も可能です。このようなMDM （モバイルデバイス管理）のほかにも、MCM （モバイルコンテンツ管理）、MAM （モバイルアプリケーション管理）など、管理者側がセキュリティを守るあらゆる対策を講じることが可能です。
使い勝手を格段向上させる3つのアクセサリ
iPadの軽量さとシンプルな使い勝手はノートパソコンと圧倒的に一線を画するポイントですが、アクセサリで拡張することによって、ユーザーのあらゆるニーズに答えることもできます。
そこで、ビジネスツールとしてより便利に使うために、おすすめしたい3つのアクセサリを紹介します。
1.キーボード
大量の文字入力を行うには、やはりキーボードが便利な場合も。iPad にはBluetooth 接続で使える専用のキーボードがサードパーティーから販売されており、携帯性に優れたものから実用的なものまで、豊富なラインナップから選ぶことができます。もちろん、アップル社純正のフルサイズキーボードにも対応しています。
2.ケース
手帳型のケースには、iPad本体とキーボードを同時に収納できるタイプも。また本体のケースは、シンプルなものから防塵・防水仕様までさまざまなタイプがあり、多様なニーズをカバーできます。
3.ペン
アプリによってはスタイラスペンやスマートペンが便利です。手書きでメモを取ったり図を書いたり、タブレットならではの使い勝手を提供してくれます。
圧倒的なアプリのラインアップ
2014年6月のアップル社の発表によると、iTunes Storeの登録アプリケーション数は120万以上あり、そのうちおよそ半数はiPad専用といわれています。そのため、ゲームからビジネス活用まで、さまざまなタイプが利用できるようになりました。iPad がビジネスをどうサポートするかは、アプリによって大きくかわります。そこで、ビジネスに人気のアプリから注目のアプリまで、いくつかご案内します。
オフィスアプリ
◆ iWork
Pages（ワープロ）、Numbers（表計算）、Keynote（プレゼン）がセットになっているアップルのオフィススイート。この中で、「keynote」は故スティーブ・ジョブスが新製品発表のプレゼンに使っていたものです。iOS 7以降のiPadには無料で提供されます。
Googleの「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」、この3つを無料で利用できます。オンラインで仲間とドキュメントを共有しながらの編集作業を行うこともできます。
2014年3月27日にリリースされた待望のMicrosoft Office のiPad 版アプリです。Excel、PowerPoint、Word を個別にダウンロードすることができます。閲覧のみは無料版でできますが、編集作業はOffice 365 のサプスクリプションが必要です。日本では Office 365 のサブスクリプションプランは法人利用のみとなっています。なお、先日マイクロソフト社よりOffice for iPadを年内に正式販売することが発表されました。
メモアプリ
◆ Evernote
メモアプリとして既に認知度の高いアプリです。テキストメモはもちろん、手書きメモや口述記録にも対応しています。文字だけではなく、図や写真の保存も簡単で、情報の整理をせずに保存しても問題ありません。後で必要なメモを簡単に、的確に、呼び出すことができます。
◆ OneNote
Microsoft のメモアプリ。メモは OneDriveに保存し、あらゆるデバイスからアクセスすることができます。さらに、他の人とのシェアも可能となっており、編集内容は直ぐに同期されるので、オンライン上でスムーズにリアルタイムの共同作業が行えます。
アメリカでの評価は高く、PC MagazineのEditor’s Choiceに選ばれたこともあるアプリです。リリースされたのは2010年5月ですが、2014年の今も Best iPad App としてランクインするなど人気は衰えていません。このアプリは、手書き入力はもちろん、テキスト、図形、写真の貼り付けなどが簡単に行えるほか、図形へのテキスト入力や添付済みの写真のサイズ変更も可能です。
時間管理・ミーティング関連アプリ
時間トラッキングアプリ。このアプリを使えばクライアントに請求できる仕事時間のログを正確に取ることができます。プロジェクトやカテゴリを分けてログを管理することもでき、使い勝手はシンプル。こちらもスモールビジネスに向いた、使い勝手の良い有用なアプリです。
◆ Doodle
このアプリがあれば、もうスケジュール調整に追われません。出席メンバーがそれぞれ個別にメールで都合の良い時間を投稿すれば、このアプリが自動的にミーティング日時を決めてくれます。
直接参加できないミーティングにはオンラインで出席するという手があります。GoToMeeting なら、自分自身がリアルタイムに会議に参加できるだけなく、デモやプレゼンも共有できます。
データ共有アプリ
◆ Handbook
ビジネス用途に特化した国内シェアNo.1のタブレット向けコンテンツ管理ソフトです。会議のペーパーレス化やマニュアルの電子化から、営業や接客といった顧客とのコミュニケーション場でのタブレット活用など幅広いビジネス用途をカバーしています。
◆ Dropbox
コンシューマー向けで有名なクラウドサービスです。一度アップロードされたファイルはその後の編集もシンクロされるので、いつでも最新のデータを保管できます。もちろん、iPad を含むあらゆるデバイスを使った外出先からのアクセスもできます。
◆ cubby
2012年4月にリリースされた比較的新しいクラウドストレージサービスです。Cubbyならではの特徴は、クラウドを介さずにデータを同期させる“ DirectSync”という機能を持っていること。これによりクラウド内のストレージ制限を気にすることなく使うこともできます。
リモートデスクトップアプリ
パソコンを遠隔からリモートコントロールするアプリ。このアプリを使えば、外出先から iPad を介して、オフィスのパソコンの前にいるかのように、アプリ、ファイル、ネットワークリソースにアクセスすることができます。
Windowsを始め、LinuxやUNIX系サーバーにも対応するVNC Serverのビューワーアプリです。このアプリを使えば、外出先からWindows系だけではなくUNIX系サーバーのコントロールを行うこともできます。
まとめ
より効果的な活用法や、さまざまなアプリを紹介しましたが、いかがだったでしょう。iPad はポテンシャルの高いデバイスです。あなたが手にするiPad を、今までより更に頼れるビジネスツールへとカスタマイズされてみてはいかがでしょうか。
また、私たちアステリアではHandbookの提供を通じて以下のような様々な活用シーンを実現してきましたので、参照ください。
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