情報流出を防げ！新入社員に徹底したい、タブレット管理3つの基本のポイント

新入社員が配属されると、タブレットを業務で活用している部署では、業務研修に加えタブレットを扱う際の注意事項もレクチャーする必要があります。中でも新入社員に徹底したいのが、外出先での紛失・盗難防止策や、紛失・盗難にあった場合の対応法です。ここでは3つの対応法についてご紹介します。

最初に新入社員にしっかり話しておきたいのが、業務用タブレットには顧客情報や商品情報など社外秘の情報がたくさん詰まっているということ。タブレットの紛失・盗難は情報漏洩につながるリスクが高く、プライベートで使っているものと同じ感覚で扱うべきではないと意識させることが大切です。その上で、紛失・盗難を防ぐにはどうすればいいか、紛失・盗難にあった場合どう対応すべきかを新入社員にレクチャーしましょう。

1．タブレットそのものの管理を適切に行うこと

紛失・盗難を防ぐ基本は、バッグの管理をしっかり行うよう徹底すること。特に伝えておきたいことは、以下の2点です。

バッグから目や手を離さない。

駅のベンチの上に置いて少し目を離したすきに置き引きにあう、電車の網棚に乗せたままうっかり忘れて下車してしまうなどの事例があります。

バッグの口はしっかりと締めること。

バッグの口が開いていたため、目を離した隙にタブレットだけ抜き取られてしまったという事例があります。

さらに、新入社員にタブレットを配布する前には、盗難防止アプリをインストールしておくと安心です。アプリを停止することがないように指導することも忘れずに。

2．パスワードの管理を適切に行うこと

万一の紛失・盗難に備え、また、ちょっと目を離したときに第三者に勝手に使われないように、業務用タブレットにはパスワードロックをかける必要があります。支給時にあらかじめパスワードをかけている場合は、パスワードやパスワードが類推できるようなメモや付箋をタブレットと一緒に保管しないよう指導しましょう。

新入社員自身がパスワードを設定する場合は、他人に類推されないようなものを設定するように注意を促します。特に「123456」「123123」などの単純な数字列、「password」「access」などの意味がある文字列はよくパスワードとして設定されがちなので避けるべきです。数字とアルファベット、可能であれば記号も組み合わせた複雑なパスワードを設定するように指導しましょう。支給後は、定期的にパスワードを変更するようアナウンスするとより安全です。

3．万一紛失・盗難にあった場合の対応を徹底させること

紛失・盗難は、どれだけ予防しても完全に防ぐことはできません。そこで重要なのが、紛失・盗難した場合の対応策を徹底させることです。業務用タブレットを導入している企業であれば、紛失・盗難の際の対応マニュアルを作っていると思いますが、新入社員にはこのマニュアルを配布することはもちろん、研修時には内容を読み合わせ、レクチャーするなどして周知徹底するようにしましょう。

対応策の中でも特に強調したいのが、紛失・盗難の場合はすみやかに直属の上司に申し出ることです。ミスの報告は誰でも気が重いもの。入社してまだ日が浅い新入社員はなおさらです。しかし、ソフトウェア開発会社のMOTEXが2014年に行った調査によると、10人に1人が、業務用のスマートデバイス（スマートフォンやタブレット）を紛失した経験があるそうです。新入社員には、タブレット紛失・盗難は誰にでも起こりうることであり、起こってしまったあとに適切に対応することこそが重要であることを伝えましょう。過去に社内で起こった紛失・盗難の事例をケーススタディとして共有しておくと、万一の際にはどう行動したらいいかがイメージしやすくなるのでおすすめです。

業務用タブレットを扱う際の鉄則は、紛失・盗難を防ぎ、万一のときにはすみやかに会社に報告すること。最初は緊張して管理をしていた新入社員も、数ヶ月経って慣れてきたら、緊張感も薄れてしまいがちです。支給時だけでなく、フォローアップ研修などを利用して定期的に扱い方や万一の際の対応について確認し、定着をはかるといいでしょう。

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