使い慣れたタブレットで効率アップ！BYODを成功に導くポイントとは？

私物のタブレットなどのデジタルデバイスを業務に利用するBYOD（Bring Your Own Device）。社員にとっては、使い慣れた自分のデバイスで仕事を効率的に行えるというメリットがある一方、万一の情報漏えいなどを防ぐために本体や内部データを会社に管理されかねないというデメリットもあります。そこで必要なのが、社員と会社の双方が納得できる運用ルールづくりと適切なツールの導入です。今回は、BYODの運用ルールにおける3つのポイントと、効率的に運用するためのツールMCM（Mobile Content Management＝モバイルコンテンツ管理）について紹介します。

BYOD運用ルール3つの観点

タブレットをはじめとするデバイスをBYODで運用するためには、3つの観点からルールを決めておく必要があります。1つめはセキュリティ、つまり情報をどうやって守るかについて。2つめは時間、つまり勤務時間とプライベートの区別のつけ方について。そして3つめはコスト、つまり維持管理に必要な費用についてです。

その1.セキュリティ対策

社員の私物のタブレットであっても、業務に使う以上、万一の情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策についてのルールを設定しておく必要があります。

まずは盗難・紛失対策。盗難・紛失時の報告及び対応についてルール化し、マニュアルを作りましょう。パスコードロックや画面ロックの設定はもちろん、手元にないデバイスにロックをかけるリモートロック機能、データを消去するリモートワイプ機能の導入もしたいところです。

それから、マルウェア対策も必要です。BYODで使用するデバイスには、セキュリティアプリをインストールするよう決めておくと安心です。

また、通信内容を守るためには、通信回線のセキュリティにも気をつけなければいけません。特に公衆無線LANスポットを利用する際には注意が必要ですので、公衆無線LAN使用時のルールも作っておくことをおすすめします。
_{※公衆無線LANスポットにおける情報漏えいのリスクについては、こちらの記事で詳しく説明しています。

公衆無線LANで安全にタブレットを使うために気をつけたい2つのポイント}

盗難・紛失対策	マルウェア対策
・パスコードロック、画面ロックのルール化・リモートロック機能、リモートワイプ機能の導入・盗難・紛失時の対応、報告のマニュアル化	・セキュリティアプリのインストール・公衆無線LAN回線使用時のルール設定

その2.使用時間について

BYODで起こりがちなのが、公私混同、つまり仕事とプライベートの時間の違いがあいまいになってしまうことです。公私の区別をはっきりつけるため、使用時間についてのルールを決めることも必要です。

業務に関するアプリを使うのは、原則、就業時間内のみにとどめ、就業時間外や休日には、アプリを立ち上げることや、業務に必要なデータを見ることは極力避けるように決めておくといいでしょう。同時に、どうしても就業時間外に使わなければいけなくなったケースを想定してルールを作っておくことも必要です。また、就業時間外にタブレットを使って仕事を行った場合の時間外労働手当はどうするかについても明文化しておきましょう。

就業時間内の使用について	就業時間外の使用について
・業務に関連するアプリの使用・データの参照は原則就業時間内のみ	・業務に関連するアプリの使用・データの参照は原則しない・就業時間外に使用する場合を想定しマニュアル化

その3.コスト負担について

私物とはいえ業務にも使うデバイスである以上、維持管理コストをすべて社員に負担させるのは考えもの。ある程度のコストは会社も負担したほうが、社員も納得します。

毎月の通話や通信、アプリなどにかかる費用や、修理・買い替え時などのコストについて会社がどれだけ、どのような形で負担するかをルール化しておきましょう。

毎月の維持コスト	故障・機種変更時のコスト
・月々の通話料・月々の通信料・業務使用のアプリやサービス使用料	・故障時の修理代・機種変更時の買い替え費用・新規購入・契約費用

以上、BYODの運用ルールを策定するためのポイントを3つご紹介しました。しかし、これらのルールを実際に運用しようとすると、何かと困難なことがでてきます。たとえば、セキュリティのためにリモートワイプ機能を導入するとなれば、万一の際は社員のプライベートのデータまで消すことになりかねません。また、使用時間に関するルールについても、社員からはプライバシーの侵害やプライベートに対する過剰な干渉と取られる可能性があります。これでは、社員は窮屈さを感じ、タブレットを活用して効率的に仕事を行おうという意欲を持ちにくくなってしまいます。

そこでおすすめの方法が、BYODの運用ルールを作ると同時に、MCM（Mobile Content Management＝モバイルコンテンツ管理）のシステムを導入することです。

MCMツールを利用して、社員も会社も満足できるBYODを実現

MCMは、タブレットなどに入っている業務に必要なコンテンツだけを管理するシステムです。具体的には、ネット上にタブレットなどからアクセスできるセキュリティの高いクラウドストレージを設定し、業務に必要なデータをそこに保存します。各社員はこのストレージにアクセスし、データを参照することになります。

クラウドストレージには、会社（システム）側からさまざまな制限をかけることができます。アクセス権の制御もできるので、盗難・紛失の場合にはリモートワイプ機能を使わずとも、該当のデバイスからのアクセスを停止すれば大丈夫。社員のタブレットに入っているデータを消すことなく、情報漏えいを防ぐことができます。また、就業時間外にはクラウドストレージそのものにアクセスできないようにしておけば、社員の休日のタブレットの使い方をルール化する必要もありません。

このように、運用ルールとMCMツールを組み合わせることで、社員にとっても、会社にとっても満足できるBYODを実現することができるようになるのです。

本ブログ『タブレット活用ブログ』を運営しているインフォテリア株式会社では、提供しているMCMツール「Handbook」を活用したBYODについてのホワイトペーパーを提供しています。合わせてご覧ください。

BYODの成功を支えるMCMとは何か？
https://handbook.jp/whitepaper/wp_byod

まとめ

BYODのルールと、それをより効率的に行なうためのツールについてご紹介しました。とはいえ、具体的に運用する際には、思いがけなかったイレギュラーなことも発生するもの。導入の際には、まずは暫定的なルールを決め、少人数の部門・部署から運用を始めることをおすすめします。そして、運用しながら改善点を見つけブラッシュアップするというPDCAサイクルをうまく回しながら、運用部門・部署を広げていくとよいでしょう。

BYODの成功を支えるMCMとは何か？

BYODのデバイスには従来のデバイス管理等による管理手法が適用しにくいため、利用者が管理者の許可なくデバイスを業務で利用する「シャドーIT」を生み出しています。こうした現状に対して、デバイスではなくコンテンツの管理に集中するMCM（モバイルコンテンツ管理）という領域が有効であることが注目されています。本資料では、MCMの有効性と実際の活用事例をご説明し、BYOD 成功のポイントをご紹介します。

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