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エイチ・アイ・エス、年間10万枚の会議資料を削減。ペーパーレス化で情報伝達を加速

Handbookに集約された報告データ・マニュアルなど、様々な情報へのアクセスを改善。管理職業務を効率化

株式会社エイチ・アイ・エスは、旅行事業を通じて世界の人々の見識を高め、国籍、人種、文化、宗教などを超えて世界平和・相互理解の促進に貢献している。

同社では、外出や出張など移動の多い管理職の業務をサポートするため、所長・支店長クラス約170名へタブレット端末を配布している。会議資料の事前確認・閲覧をはじめ、送客数や営業販売実績など、日々の報告データの確認の他、災害時のマニュアルなど、様々な資料を共有。管理職の業務において幅広くHandbookが活用され、業務のペーパーレス化や効率化を実現している。

課題・目的

  • 毎月開催される所長会議のための資料印刷、持ち運びの手間の軽減や、必要な紙や印刷費用のコスト削減に取り組んでいた
  • 日々の営業報告データや、店舗運営に必要な資料など、多くの情報が分散しており、管理・把握に手間がかかっていた

選定のポイント

  • シンプルな操作性で初めて使う人でも、簡単に直感的に利用することができる
  • 様々なファイル形式の会議資料を、PDF形式に統一して閲覧することが可能
  • 閲覧権限の設定により、データをセキュアに扱うことができる

効果

  • 年間約10万枚の紙を削減。会議のペーパーレス化で資料の印刷、持ち運びが不要に。事前確認がスムーズになり、情報伝達を加速
  • 必要な情報が集約され、いつでもどこでも資料閲覧が可能に。営業報告データをリアルタイムタイムに把握するなど、管理職業務が効率化
エイチ・アイ・エス
エイチ・アイ・エス:Handbook利用イメージ

毎月開催される所長会議資料の他、日々の営業報告データが20種類ほど登録されている。また、昨今、災害や事故などが多いため、緊急時に店舗スタッフが迅速に対応できるよう、常に最新の緊急連絡網や事故対策マニュアルの配信を徹底し、新たな連絡フローを構築している。

ユーザーのひと言

Handbookの活用により、毎月発生する資料印刷準備の手間がなくなり、外出先での会議資料の事前確認も容易になりました。また、過去の会議資料を登録する運用で、管理職の業務引継ぎもスムーズに実施されています。さらに、本部より配信される営業報告データをリアルタイムに把握できるようになり、業務の効率化が進み、他業務への時間の割り当が可能になるなど、管理職の働き方改革に貢献しています。
今後は、社内業務だけでなく店舗内での利用、お客様向けのご案内などの活用の検討も進めたいと考えております。

株式会社エイチ・アイ・エス
関西事業部 システム管理チーム
チームリーダー 松本 俊一郎 氏(まつもと しゅんいちろう)

導入事例集

Handbook導入事例集
‐ あらゆるビジネスシーンでのタブレット活用の成功事例をご紹介!

Handbookとタブレットを導入し、効果を上げている39件の成功事例を導入事例集にまとめました。野村證券様や日本食研ホールディングス様など、多様な大手企業がそれぞれ効果を上げているのには理由があります。様々なシーンでのタブレット活用における課題や、タブレット導入後に得られたメリットを導入担当者の声を交えながらご紹介します。

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