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ホーム > 活用シーン > iPadやタブレットでの文書管理にシェアNo.1のHandbook
今年もシェアNo.1導入実績1,000件以上!
タブレット導入:こんなお悩みはありませんか?
Case1

いまの文書管理システムのタブレット対応では、現場の評判がイマイチ

文書管理システムを導入し、ポリシーも制定、社内の文書管理はバッチリ。
ところが、ある部署のタブレット導入が決まり、管理文書をiPadやタブレットで見たいといいだしました。いまの文書管理システムにもタブレット機能があるにはあります。

しかし、ファイル操作や表示機能がPCベースで導入部門から不満が上がってきます。タブレットらしさを活かしたUIや表示でかつ文書管理を実現するにはどうしたらいいですか?

Case2

タブレットに入った電子文書の漏洩対策はどうしたらいいですか?

タブレットの置き忘れ、盗難などが発生した場合、中の電子文書はどうなってしまいますか?

どういう懸念点があり、どういった点を気をつけなければならないのか。そもそもタブレット内の電子文書を漏洩させないことは可能ですか?

あまりにリスクが不透明なので導入を積極的に推進できないです。

Case3

ドキュメントの有効期限管理は

紙の場合、各部署に通達し、旧文書の廃棄・返送を徹底しています。

しかし、紙の場合、コピーしたもののトレースが行き届かず、旧文書が配信されて、問題が多々起きています。
文書の参照をタブレットに変えることで、ドキュメントの有効期限や世代の管理はどう実現できるのでしょうか?

Case4

ドキュメントの閲覧制限は

制限のある文書を取り扱う場合、閲覧ファイルの閲覧履歴と閲覧者の承認プロセスの明確化によって管理しています。
PCベースの文書管理しておいても特定フォルダーへのアクセスをユーザー制御しており、閲覧制限を強化しています。

iPadやタブレットの利用を想定した場合、どの程度の閲覧制限が可能か知りたいです。また電子文書の持ち出し可否など。

Case5

ドキュメントの参照状況の履歴管理は

文書管理において、参照状況の履歴管理は、文書のライフサイクル管理、更新時の影響評価などにおいて重要なファクタとなります。

これまで紙媒体の場合は閲覧履歴表、電子ファイルの場合は、サーバーログとして管理してきましたが、タブレット導入により、iPadやタブレット上で文書を参照した場合、閲覧履歴や編集履歴はどのように管理され、どのように参照することができるのでしょうか。

iPadやタブレットを利用した文書管理を
Handbookで「簡単管理&安全に配信コントロール」

Handbookは、営業資料や会議資料などをモバイルデバイスで利用可能にするシェアNo.1のモバイル向けコンテンツ管理(MCM)ソフトです。
iPad、Windowsタブレットやスマートフォンを活用した営業や店舗接客、ペーパーレス会議や情報共有、モバイルラーニングなどに最適です。

Handbookだから実現できる!文書管理システムの特長

特長1
タブレット向けUIによる
文書閲覧を実現

タブレットならではのUIを搭載し、PCライクな操作の不便さを解消できます。その上で文書管理に求められるセキュリティや管理設定を搭載しているため、管理者・利用者の両サイドの要求を実現しています。

特長2
ユーザー/期間/デバイスによる閲覧制御が可能

閲覧制限の種類(ユーザー/期間/デバイスの種類・独自デバイスID)が豊富なため、きめ細かい閲覧制限の設定が可能。 また、コンテンツそのものにもアクセスコードを設定できるため、閲覧制限をかけたユーザーには、そのコンテンツの存在も開示しない。

特長3
アクセスコードを利用したアーカイブ化も簡単(表示・非表示を中央制御)

アクセスコードの変更を利用し、管理者側でコンテンツのアーカイブ状態を設定。閲覧者側では、アクセスコードの登録・削除の操作により、普段必要のないコンテンツを非表示とすることができます。またアーカイブ用のアクセスコードを管理者側で管理することで、一時的な閲覧許可・禁止を制御することが可能となります。

特長4
ブック毎、ブック内セクション毎の細かなアクセス制御が可能

ブック単位、ブック内のセクション単位にアクセスコードの設定が可能となっており、単一ブック(ファイルセクションやテキストデータセクションの集合体)内でも閲覧制限をかけることが可能で、アーカイブ時にコンテンツのとりまとめ、再構成による整理・集約が可能となります。

特長5
閲覧履歴・ダウンロード履歴

閲覧者・編集の履歴がサーバー側に保管され、ブック単位に参照可能となっており、文書管理の統制上、文書の閲覧状況の把握が容易となっています。

また、文書の利用状況も把握できることから文書ライフサイクルマネージメント上の判断も支援します。。

特長6
Handbookサーバー/アプリ内で閉じた電子文書管理を実現

独自のコンテンツビューワを搭載し、Handbookサーバー/アプリ内に閉じたブックの参照を実現しているため、外部への持ち出しを制限。

またオフライン参照時でもサーバーサイドの管理による削除(削除設定後、サーバーへの接続が必要)が可能となります。

今年もシェアNo.1!1,000件以上への導入実績

様々な業種のリーディング・カンパニーへの豊富な導入実績があります。

Saasモバイルコンテンツ管理市場/製品別売上金額シェア2015年度 38.4%の第1位。
累積導入実績は2015年9月には1,027件となっています。

導入事例

事例1
[野村證券株式会社 様/会議利用]
Handbookでペーパーレス会議、資料の締切をなくし最新情報で意志決定

野村證券株式会社では、資料締切日以降の情報が反映できないという問題点をHandbookを導入することで解決されました。会議の最中にも資料を追加できるようになり締切がなくなり、最新情報で意思決定できるようになりました。

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ポイント1 資料の締切をなくし最新情報で意思決定が可能にポイント2 タブレット利用により拡大表示で資料の読みやすさも改善
事例2
[橋本総業株式会社 様/会議利用]
全国28拠点の支店長会議の会議資料をHandbookで配信

野橋本総業株式会社様では、Handbookを全国28拠点ある支店長会議などの会議資料の配付ツールとして使用しています。

会議中の資料追加のリクエストにも迅速に対応でき、会議の資料配付が質・量ともに向上しました。

また、会議資料の登録作業などの運用管理は3名で行っており、少ない労力で運営できます。

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ポイント1 資料はHandbookで即日配信。急な修正も迅速に対応可能ポイント2 少人数で運用可能なので、ランニングコストを削減
事例3
株式会社三菱東京UFJ銀行様/営業利用
3000人以上の外訪担当者がタブレットを活用し、顧客満足度の高いコンサルティング営業を実現

個人顧客との長期的関係を構築するサービスの拡大を考えていらっしゃった株式会社三菱東京UFJ銀行様は、Handbookを搭載したタブレットに情報コンテンツを配布することで、顧客満足度の向上を実現しました。

ポイント1 金融商品説明を電子カタログ化することで柔軟かつタイムリーな提案を可能にポイント2 すべての情報がいつでもどこでも利用できるので訪問準備や資料運搬負担を軽減
事例4
大手生命保険会社/営業利用
電子カタログの実現で、提案状況をデータで把握

大手生命保険会社様では、紙資料の更新や情報の統制に課題を感じていらっしゃいました。

3500名以上の営業担当者がBYODでタブレットを活用することで、情報統制を実現した上、現場での提案状況のデータ取得を実現しました

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ポイント1 営業担当者の提案活動は自動的に記録されるので提案状況をリアルタイムに把握可能にポイント2 流出防止機能や閲覧有効期限の設定を利用して高いレベルの情報統制を手軽に実現
事例5
セイコープレシジョン・タイランド様[精密機器製造/製造現場利用]
図面や技術標準書を電子化、修正工程や資料確認時間を短縮

タイムレコーダーやカメラのシャッター、高級壁掛け時計などを製造する精密機器メーカーのセイコープレシジョン・タイランド様は、約50人いるマネージャー全員で「Handbook」を活用。

図面や技術標準書などの技術関連資料、生産状況レポートなどを安全に共有し、大幅な時短を達成しています。

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ポイント1 製造現場から事務所へ確認しに行っていた資料を常に携帯できるので10分かかっていた製造現場から事務所への往復が不要にポイント2 現場で資料を確認しながら修正箇所をメモしたり写真を撮れるので資料修正の工程数を圧縮ポイント3 指定期間後の自動削除、端末へのデータ保存の制御など豊富な情報統制機能で機密資料の安全性をしっかり確保

専門スタッフによる安心サポート

対象者 実際に会議運営に当たられる事務局・スタッフの方、情報システム部門の方
人数 1トレーニングで最大15名まで
時間 2時間
条件 ご契約のお客様
費用 プレミアムユーザーは無償。
スタンダードユーザーは1回2万円。

Handbook教え隊についてはこちらもご確認ください。

導入事例特集:ペーパレス会議(野村證券、橋本総業、日本食研HD、嬉野医療センター、ネッツトヨタ富山)