将来はビデオ会議が主流に？ビデオ会議のメリット・デメリット

2014/04/02

ポリコムとレッドシフトは2013年に、12カ国約1,200人のディシジョンメーカー(企業の意思決定者あるいは決裁者)に対して調査を行いました。その『グローバルビュー：ビジネス・ビデオ会議の利用とトレンド』調査結果によれば、2016年までには、e-mailを抑えてVideo Conferencing（ビデオ会議、あるいはテレビ会議。以降、ビデオ会議を使用）が最も利用したいコミュニケーション・ツールになるという回答が得られたとのこと。

そうは言うものの、そのビデオ会議、実際にそんなに役に立つと言えるだろうかと疑問に思われる方もいるでしょう。

そこで、ポリコムのEMEA（ヨーロッバ、中東およびアフリカ）向けマーケティングのバイス・プレジデントであるティム・ストーン氏およびビデオ会議アドバイス・エディターの記事から、ビデオ会議のメリット・デメリットを紹介します。

Advantages and disadvantages of video conferencing

photo credit: st0nemas0nry via photopin cc

ビデオ会議のメリット

柔軟な雇用形態に対応可

ビジネスにおいて、会議はさまざまな情報の共有のために不可欠なものです。そして、通常は会議室などに集まらなくてはなりません。そういった地理的制約を受けず、往復時間も節約できるのがビデオ会議です。より自由に外回りのセールスの予定を組むことなどが可能になります。

顔を見ながらのビデオ会議は、メール等で連絡事項を伝えるより、皆の注意を集めることも容易ですし、チームとしての一体感を醸成するのにも役立つでしょう。したがって、今後増加していくとみられる在宅勤務などの多様な雇用形態にも柔軟に対応できるとみられます。

短時間で効率の良い会議

ビデオ会議アドバイス・エディターによれば、実際に人が集まって行う会議に比べ、ビデオ会議の会議は短時間で効率よく行われるとのこと。週に少なくとも2時間の会議時間が節約できたとの報告もあります。実際に集まっての会議で、だらだらした長時間の会議をなくすことは容易でないので、これもビデオ会議の大きなメリットになるでしょう。

商談の強力な味方

顧客との商談にもビデオ会議は有効な手段のひとつになります。ビデオで顔を見ながらの商談の場合、言葉以外の身振り手振りなどからも顧客と密にコミュニケーションが取ることが可能になります。地理的制約を受けず商談ができるのは大きなメリットになります。また、商談に自社の技術者や研究員を参加させたい場合も、ビデオ会議なら容易に実現できます。

具体的な商談に入らずとも、普段から顧客と顔を合わせておくことは大切ですが、ビデオ会議であれば地理的距離に妨げられることなく、顧客維持にも努められます。

求人にも有益

求人の際に、特別のスキルを持った人などという、具体的な条件がある場合、必要な人を確保するためには、遠方からも候補者を探さねばなりません。時には海外も視野に入れなければならないことも。ビデオ会議なら、遠方の候補者との面接も容易です。ビデオ会議で顔を見ながらの面接ならば、身振り手振りといったボディランゲージからも、候補者の人柄を確認することができます。

ビデオ会議のデメリット

一方、ビデオ会議のデメリットとして、ビデオ会議アドバイス・エディターは次の点を挙げています。

目の前で実際に会うのとは異なる

画面越しでなく直接の場合、微妙な表情の変化も追ったりできますが、ビデオ会議ではそれとまったく同じレベルのコミュニケーションは難しいと言えます。しかし、HDビデオ会議などにみられるテクノロジーの進歩は、その差を埋めつつあります。

高品質のシステムには費用がかかる

ビデオ会議はコストがかかるイメージがあります。ただ、従来と比較すると、費用は安くなってきているとのこと。実際に見積もりを取ってみるのもよいでしょう。

操作に慣れる必要がある

機器の扱いに皆が慣れていないと、ハードルが高いかもしれません。しかし、現在のビデオ会議システムは、従来に比べて使いやすくなってきているとのこと。また、日常生活で様々なIT機器の操作に馴染んでいる従業員が増えてきていますので、以前より導入のハードルは低いと考えられます。

「メリットをどのくらい享受できるか？」がキーとなる

ITの進化は、地理的制約を受けずに人と人を結びつけることを可能にしてきました。ビジネスの世界における「将来はビデオ会議が主流になるだろう」との予測もまたその現れの一端でしょう。

ビジネスの発展にビデオ会議のメリットが活かせるのならば、積極的に取り入れるのも良いのではないかと考えられます。まずはビデオ会議の導入によって期待されるコストの削減と生産性の向上について検討してみてはいかがでしょうか。

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