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白鳩、タブレットの活用で会議準備作業を簡便化

取締役会の準備工数を大幅削減、紙コスト“ゼロ”のペーパーレス会議を実現

株式会社白鳩はインターネット(EC)サイトを通じて下着等の販売を行っている。近時は、中国をはじめとする東南アジアへの越境ECの展開も行っており、世界中のお客様に質の高い商品とサービス、そして感動をお届けしてゆくことを目指している。

同社は17名が参加する取締役会にてタブレットを導入、Handbookの活用により準備は2名体制から1名となり必要な時間も大幅に短縮、また、会議資料の印刷“ゼロ”を実現している。

課題・目的

  • 会議資料は、多いときには70~80ページになり、事務局の準備負担も高く、また紙のコスト削減が課題となっていた
  • ITに不慣れな役員も多く、タブレット端末の操作面に不安があった

選定のポイント

  • 他社の製品と比較し、拡張コストを含めたコストメリットが高い点が選定の決め手となった
  • 役員が操作するので直感的に利用できる操作性が良かった

効果

  • 運営の事務局が2名から1名体制になり、工数も1/6程度まで削減できた
  • 事前配布が可能になり、事前確認をして臨めるようになったため、当日の会議クオリティが高まった
白鳩:タブレット
役員会議イラスト

取締役会は17名ほどで開催され、発表者も含めて全員がiPadを利用する運営となっている。コンテンツは12カテゴリーに分けられており、当日の資料だけでなく、規程集やIR・PR関連記事、他の会議の議事録など様々な関連資料も登録することで、よりスムーズな会議運営を可能としている。

ユーザーのひと言

白鳩 白鳩

導入選定を始めてから2~3か月で本格運用開始することができました。導入後、一部の役員は戸惑いもあったようですが、数回の操作で慣れることができています。現在では事前閲覧なども可能になり議論が深まったと感じております。

今後は、取締役会の下位の会議体においての利用について検討を進めていく方針です。

株式会社白鳩
管理部 総務課 課長 小池 浩司 氏 (こいけ こうじ)
岸山 真由美 氏(きしやま まゆみ)

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