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平田機工、役員のタブレット活用で全会議のペーパーレス化を実現

経営会議の準備工数、資料保管負担を大幅削減し会議運営を効率化

平田機工株式会社はさまざまな分野で世界中の工場に生産設備をお届けする、生産エンジニアリングメーカー。世界のトップメーカーであるお客さまに安心してお使いいただけるよう、お客さまのご要望、想いを最善のかたちで実現するために常に万全の体制で臨んでいる。

同社では、約20名が参加する経営会議のペーパーレス化を目的に役員向けにタブレットを配布、資料閲覧ツールとしてHandbookの導入を実施し、8~9名体制で取り組んでいた資料準備の工数を削減、印刷コストも大幅に削減している。

課題・目的

  • 会議資料は、最大約200ページになることもあり、印刷や製本、差替え作業の負担が高く、紙コストの削減も課題となっていた
  • 会議資料が分厚く、保管場所の確保に課題があった

選定のポイント

  • 頑健なセキュリティの仕組みにより、外部へ資料が流出することなく安心して利用できた
  • 役員が利用するので直感的に操作できるユーザーインターフェースがよかった

効果

  • 担当部署総出で準備作業をしていたが、管理者の登録作業のみとなり工数を大幅に削減できた
  • 一度の会議で最大約4,000枚の資料印刷が削減され、収納スペースも不要となった
平田機工:タブレット
会議イラスト

経営会議だけでなく取締役会や四半期報告会、その他にも役員が出席する全会議でペーパーレス化が実施されている。 アクセスコードやグループ管理機能を活用し、役員や管理職などそれぞれに閲覧できる資料を管理することで閲覧制限を実施し、セキュリティ面を保っている。

ユーザーのひと言

平田機工

経営会議のペーパーレス化にあたり、操作検証や運用ルール決定など1~2か月というスピード感で実施できました。Handbookの操作は非常に簡単で、閲覧側も管理者側も直感的に利用できる操作性であったことがとてもよかったと思います。

今後も安定的に利用を続けていきたいと考えております。

平田機工株式会社
経営企画部 次長 駒澤 毅 氏 (こまざわ つよし)

ペーパーレス会議を導入する際の3つの課題とその対策 講演資料

ペーパーレス会議を導入する際の3つの課題とその対策
ペーパーレス会議を成功に導くポイント

事例などに触れながらペーパーレス会議のメリットを振り返り、実際に運用する際のポイントやその課題を解消するためのソリューションについてわかりやすく紹介します。

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