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堺市医師会、理事会のペーパレス化で
準備時間と紙コストの85%を削減

28名出席の理事会でHandbookを活用し会議運営を効率化

大阪府の政令指定都市・堺市にて、昭和22年に創立以来、保健・医療・福祉の連携のもとに市民の健康保持・増進と良質の医療を提供する地域医療活動の拠点として活動している堺市医師会。1,100名を超える会員が健康で明るく活力のある堺市を目指して、市民の保健・医療・福祉に貢献している。

月に2回ほど開催される理事会では28名が出席し、50ページ以上の会議資料を貸与されたタブレット上のHandbookで閲覧することで、ペーパレス化を実現している。今後は、アンケート機能や画面分割対応などを新たに利用して、さらなるHandbook活用を検討している。

課題・目的

  • 配布資料のページ数が多く、作成時間の軽減と紙コスト削減に課題があった
  • 理事会に参加する医師から、紙資料が
    かさばるとの声も上がっていた
  • PCやタブレットを活用したペーパレス化の検討を進めた際、端末のコスト面とITリテラシーの解決が新たな課題となった

選定のポイント

  • 閲覧ビューアとしてだけでなく、メモ書きの機能が付いていることが決め手となった
  • 他社の製品と比べて、利用人数に対するプラン内容が合っていた
  • タブレット利用に抵抗がある者も、簡単な操作で利用することができ定着がスムーズだった

効果

  • 資料作成、印刷、製本に時間と手間が必要だったが、管理者画面への登録作業のみとなり作業時間の85%を短縮
  • 理事会での紙資料がほぼ不要となり、
    紙コストを約85%削減
  • 過去の資料の閲覧もHandbookで簡単にできるようになった

過去の理事会の資料も含め、現在132ブックに約400以上の会議資料が登録されている。コンテンツが検索しやすいようにタイトルの命名規則を設けたり、年度ごとにブックカバーの色分けをするなどの工夫を施して管理されている。

ユーザーのひと言

堺市医師会

理事会がペーパーレス化され資料を持ち帰って管理する負担が軽減されました。自宅での事前の閲覧も可能としました。

当初は画面同期を検討しましたが、出席者個々の閲覧速度に配慮し不要としました。Handbookは、ユーザーも管理者側も操作が簡単で使いやすいのでとても満足しています。今後は、さらにHandbookを活用できるシーンを増やしたいと考えています。

一般社団法人 堺市医師会
髙橋 明 氏(たかはし あきら)

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