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日本食研HD、経営会議ペーパーレス化で
意思決定の迅速化とセキュリティ強化を実現

日本食研ホールディングスは経営判断の迅速化を目指し、役員にiPadを配布して重要な決裁を常時可能にするとともに、さらなる利用を促進するため経営会議への導入を決断した。 ファイル共有をセキュアに運用するため、企業用途に最適化されたHandbookを活用することで、 会議資料の完全ペーパーレス化によるコスト削減や会議の質的向上を実現。 また、動画の閲覧や大容量ファイルの共有などさまざまな使い方を導き出している。

Point

  • 会議1回あたり紙700枚以上の印刷コスト削減と3時間以上の準備作業時間の短縮
  • 企業向けのセキュアなSaaSにより機密情報の漏えい防止を実現
  • 月額契約サービスのため役員に限定したスモールスタートを可能にし初期投資を抑制
グループ経営会議で使用されるPowerPointやExcelなどの資料は全てPDF化され、出席者全員がiPad を使ってHandbookから閲覧する完全ペーパーレス化を実現。

経営判断の迅速化の為、経営会議にiPadの活用を検討

「晩餐館焼き肉のたれ」、「空と大地のドレッシング(ソラドレ)」などのヒット商品で知られる日本食研ホールディングスは、売上全体の9割を外食企業や食品メーカー向けの業務用商品で構成し、競争の激しいフードビジネスの現場で食のプロが求める味・付加価値に独自の技術とサービスで応えてきた。

国内外の17万社に商品を供給する同社は、経営判断の迅速化を目的に、役員22人にiPadを配布して、出張などの不在時でも緊急性のある重要な決裁を可能にする承認フローを構築。さらに、このiPadを経営会議で活用することも検討した。

その理由について、情報システム部 部長 古澤洋哉氏は次のように語る。「今後、iPadのような情報端末はビジネスの現場にも必ず普及していくだろうというのがトップの見方です。将来的な全社利用に備え、まずは役員クラスから、iPadの使用機会を増やそうと考えました」従来、会議では使用する資料は原則2日前までに本社へ集約し、必要部数を印刷・製本していたが、直前になって議案や数値が変更されることも多く、毎回差し替え分の綴じ込みの作業に追われていたという。

経営企画部 経営企画グループ グループリーダー 京賢太郎氏は、「会議の資料をファイル化しiPadで共有する仕組みがあれば、印刷や差し替えの手間が大幅に削減可能です。いつでも最新の資料が用意できるので、的確な経営判断にも役立つと考えました」と述べる。

Handbookの採用を決定づけたのは大企業も認める信頼性とセキュリティ

しかし、iPad用ファイル共有ツールはコンシューマ向けが多く、社内のファイルを安全に管理できるサービスが見当たらなかった。そんな中、企業用途向けに開発された「Handbook」というサービスが存在し、大手製薬会社で医療情報担当者が活用するiPadに大量採用されたことを知った古澤氏は、「これなら当社が利用しても安心だと確信しました」と振り返る。利用形態がセキュアなSaaSであり、初期投資を抑えてスモールスタートができる上に、高い操作性やビジュアルの美しさなども好感したという。

2011年5月の経営会議から、同社は紙の資料を全て廃止し、プレゼンファイルはPDFに変換してHandbookで配信。役員らは各自のiPadからHandbook上で資料を閲覧する形で議事を進行している。

シンクライアント方式でのファイル共有に移行したことで、機密情報である経営会議の資料も安全に管理できるようになったという京氏は、シンプルな操作性によって誰もが戸惑わずに使い始めることができ、ネット上の情報をブラウジングして資料を補足しながら討議を進められるので、従来の会議と比べて情報の幅が格段に広がったと高く評価する。 「経営会議のペーパーレス化により、会議1回あたり紙700枚以上の資料印刷コストと製本の手間が削減でき、会議の直前まで議案や数値変更の作業で対応が可能になりました。議事録も、従来はメールで配信し、印刷してファイリングしていましたが、Handbookで管理することで作業時間を延べ3時間以上削減した上に、機密情報の漏えい防止にも貢献しています」(京氏)

営業担当者2000人での利用も視野に社内情報共有の基盤となったHandbook

さらに、日本食研ではイントラ向けの社員教育用ビデオを定期的に作成し、全社員が閲覧するようにしているが、この動画もHandbookを使ってiPadから閲覧できるようにした。移動中にオフラインでじっくり観ることができるので、役員からは大変好評だという。また、メールで送信できない大容量のファイルをHandbook上で共有するような使い方もされ始めている。

「社長以下、役員の間では、既にHandbookは業務になくてはならないものになっており、更なる活用方法を要望する声も増えています」という古澤氏。将来的には、営業担当者2000人にiPadを配布してHandbookをフル活用した情報共有基盤で営業活動を支援していくことも視野に入れているという。

「Handbookは、従来の紙のカタログを補完する形で最新の商品情報を提供する有効なツールになるでしょう。アイデア次第であらゆるニーズに使えることは間違いありません」(古澤氏)

本事例紹介のPDFダウンロードはこちらからどうぞ。

日本食研ホールディングス株式会社
情報システム部
部長
古澤 洋哉 氏 (ふるさわ ひろや)
日本食研ホールディングス株式会社
経営企画部 経営企画グループ
グループリーダー
京 賢太郎 氏 (きょう けんたろう)
日本食研ホールディングス株式会社
本部所在地: 〒799-1582
愛媛県今治市富田新港1丁目3番地
会社概要: 1971年に畜産加工研究所として創業した日本食研ホールディングスは、たれ・つゆ・ソースなどのブレンド調味料や業務用加工食品、健康食品など約8100品目を販売し、年間1800品目もの新商品を開発する愛媛県屈指の企業。売上全体の約9割が業務用で、国内外に約17万社の取引先を持つ。
従業員数: 3,750名(グループ14社合計、2011年9月30日現在)
導入時期: 2011年4月
U R L: http://www.nihonshokken.co.jp/
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