さらなるペーパーレス化を進めるにあたり気をつけたいポイント

ITの進歩とともに既に多くの企業では基幹部分にシステムが導入され、ひと昔と比較すると紙面でのやり取りされる量が減ったと言われます。しかし、ビジネスの現場ではさらなるペーパーレス化として、これまでシステム化で代替できなかったような、情報や資料をデータ化してPCやタブレット上で管理・運用していく取り組みが増えてきています。

しかしながら、取り組みには過去の業務スタイルからの変化を余儀なくされることもあり、取り組みは始めたものの、活用が進まないようなケースも散見されます。今回の記事ではさらなるペーパーレス化を進めていくのにあたり、気をつけるべきポイントを以下のようにまとめました。それぞれ概要と参考のURLを記載していますので、参考にしてみてください。

＜ペーパーレス導入における課題＞: ・導入して実際に利用する側のこれまでの業務習慣、文化との調整
＜ペーパーレス導入におけるポイント＞: ・いきなり全てを刷新するのではなく、「慣れ」を踏まえ徐々に進めていく
＜ペーパーレス導入に付随する問題＞: ・情報セキュリティ; ・導入コスト

＜ペーパーレス導入における課題＞
ペーパーレス化実現へのポイントは技術面よりも意識面の改革

多くのビジネス現場においてPCやタブレットの活用が日々進む中、身近なところでもPDFの資料が社内で展開されたり、社内申請フローがシステム化されたりするなど、身近な所でも電子化・システム化が進んでいます。学校教育においてもPCやタブレットなどを使ったアクティブラーニングの導入が進むなど、ITリテラシーがペーパーレス化を進めるにあたって大きな障害となっていたのはもはや過去となりつつあります。

しかしながら、公的機関への各種申請や契約に関する書類への捺印や記名など、まだまだ電子化、ペーパーレス化が及んでいない分野も多くあります。特に契約関係の書類においては、掲載情報に対する信頼度が重要なため、目に見えない電子データよりも紙のほうが安心感がある、という意識が強く働いている傾向は多くの組織にて見られるようです。

このような、人間の感情面が絡む場合、踏まえた施策及び実施プロセスがポイントです。たとえば、重要度がそこまで高くないものからはじめたり、定期的な研修など教育で時間をかけて浸透を図っていくことなど、組織内の文化に合わせて受け入れられやすいものを選定していく必要があるでしょう。

参考：オフィスのペーパーレス化が実現しない理由

＜ペーパーレス導入におけるポイント＞
ペーパーレス化実現のための導入ステップは無理をしないこと

ペーパーレス化を実現するには、無理なく始めていくことが重要です。そのためには、下記のリンク先にも記述していますが、「Less Paper」の背景やスタンスを社内でしっかりと共有し、身の回りから徐々に取り組んでいく、というのが継続のポイントになるでしょう。

参考：ペーパーレス化へのステップ

また、社内の業務においてさらなるペーパーレス化のイメージが湧きやすいものとして、日々の会議や打ち合わせに使用する紙資料が挙げられます。これも先の事例然り、いきなりすべての資料を電子化するのではなく、徐々に範囲を広げていくことが反発を招かないコツです。効率性のみで考えるとどうしても、一気にあらゆる紙資料を電子化するという思考になりがちですが、人間が介在する限り「慣れ」るための期間が必要です。

最近ではタブレットの手書き対応のメモアプリケーションやMicrosoftから2016年度初頭にリリース予定のSurface Hubといったデバイスも次々と登場しているので、そうしたデバイスやアプリケーションのりようも視野に入れつつ、自社の文化に応じた方法を検討してみるのも一考です。

参考：ペーパーレス会議を成功させるコツとは？～導入と運営のポイント～

＜ペーパーレス導入に付随する課題＞
ペーパーレス化に伴い重要度を増す課題はセキュリティとコスト

–データ管理におけるセキュリティと運用

紙の資料の場合とは異なり、電子化された資料に関してはデータの複製や共有が容易な特性を踏まえ、データの適切な管理・運用方法をしっかりと考えねばなりません。

特に重要な情報や機密事項が含まれるものに関しては、情報流出に対するリスクマネジメントが欠かせません。社内業務の内容を踏まえながら、業務遂行を阻害しないような対策を検討していくとよいでしょう。

また、ペーパーレス化でたびたびネックとなるのが、タブレットなどの外部持ち出しが可能なデバイスの導入です。

タブレットのセキュリティ対策は倫理面から技術面まで全般的な知識、経験を求められることから難しく感じるかもしれませんが、基本は通常の情報セキュリティの考え方と変わりありません。基本部分については以下2つの記事を参考にしてみてください。

参考：タブレットのセキュリティを考えるその前に今こそ学ぶべき情報セキュリティの基本

参考：タブレットのセキュリティ対策ポイントはツールとルールのバランス感

電子化に関する金銭的負担、人的リソースの調整

これまでの紙の資料では重要な情報などのいわゆる「コンテンツ」と呼ばれるものは、媒体すなわち紙面に印刷されるため、紙面管理のみで事足りました。しかし、電子化されたコンテンツは利用にあたり、閲覧・編集・管理のための「デバイス」、「アプリケーション」が必要となるためその管理についても合わせて考えていかなければなりません。

それぞれ、管理する概念が異なり、以下のように分類されたツールが存在します。

デバイスレイヤー　→　MDM（モバイルデバイスマネジメント）
アプリケーションレイヤー　→　MAM（モバイルアプリケーションマネジメント）
コンテンツレイヤー　→　MCM（モバイルコンテンツマネジメント）

これらのツールを導入・利用する場合、初期費用やランニングコストなどが発生したうえに管理リソースも必要になります。しかし、ペーパーレス化には用紙・インクなどが不要になることでの金銭的メリットをはじめ、検索の高速化・効率化、ログ機能を利用したセキュリティ強化、など、初期投資分を補ってあまりあるほど、多くのメリットを享受することができます。

そして、タブレットなどの新しいデバイスを利用していくことは単純にペーパーレス化だけでなく、副産物として時にタブレットの特性を活かしたことが期待されます。実際、ペーパーレス化と合わせて創造性を期待しての導入というケースも少なくありません。ペーパーレス化イコール経費削減という視点だけでなく、その導入がもたらす副次的な効果にも注目してみると検討もしやすくなるのではないでしょうか。

参考：企画会議のペーパレス化にタブレットが選ばれる5つの理由

まとめ

今回はペーパーレス化について書き連ねましたが、導入の大きな障壁となるのは実際に利用する側の文化、習慣と言えます。特に会社の歴史が長い場合などはすでに自身の業務の進め方を確立してしまっているベテランの社員が多いこともあり一筋縄ではいきません。

しかし、ビジネスが効率化やスピードを求められるなど、かつてとは大きく変わった今、ビジネスのスタイルを変革しないと生き残っていくことは難しい時代になりつつあります。

もちろん社員誰しもが、会社が存続できないことは決して望んでおらず、継続的な成長・存続を信じているに違いありません。会社を成長・存続していくために、ペーパーレス化が必要である、ということを説き、まずは一歩ずつ着実に進めていってはいかがでしょうか。

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ペーパーレス成功事例

ペーパーレス会議はなぜ成功しないのか
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「ペーパレス会議」に取組む企業が増えていますが、iPadなどのタブレットを導入し、紙を使わないペーパーレス会議の仕組みを導入しても、単に資料を共有するだけでは不便な面も多く、さまざまな課題に直面することになり、なかなか思うように運用が進まない企業があるのも現実です。このホワイトペーパーでは、事例などに触れながらペーパーレス会議のメリットを振り返り、実際に運用する際のポイントやその課題を解消するためのソリューションについてわかりやすく紹介します。

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さらなるペーパーレス化を進めるにあたり気をつけたいポイント

＜ペーパーレス導入における課題＞
ペーパーレス化実現へのポイントは技術面よりも意識面の改革

＜ペーパーレス導入におけるポイント＞
ペーパーレス化実現のための導入ステップは無理をしないこと