企画会議のペーパレス化にタブレットが選ばれる5つの理由
ーーモア・スポンタテイニアス、モア・アバンダント、モア・エクセレント・アイディア（さらに自発的な、豊富な、エクセレントなアイディアを）ーー
これは子供向け商品を企画するとある企業において、社員に配布されているノートや入り口の壁に書いてある言葉です。企画会議の資料配付や資料へのノートにHandbook搭載のタブレットをお使いいただいている企業です。
実は、日本食研HD、経営会議ペーパーレス化で意思決定の迅速化とセキュリティ強化を実現のように、経営会議のような大量の紙資料を前提とした利用が多かったので、最初に一般社員による打合せや会議でタブレットを使っていると聞いて違和感を感じていました。そういう人たちはPCや紙で十分ではないかと思っていたのです。
しかし、冒頭の言葉に表れているような創造性とアイディアへの注力を理解したときに、タブレットが導入される必然性も理解できました。タブレットという新しいデバイスは新たな気づき、発想を与える可能性があり、まさにクリエイティブな企業でHandbookを搭載したタブレットが求められているのだということです。
本日はその企画会議にHandbook搭載のタブレットが選ばれる理由をご紹介いたします。
1. PCではないビューアーとしてのシンプルさ
企画会議の参加者の多くは「企画屋さん」です。
そのうちの多くの方は基本的には資料を作らず、資料の説明を受けてアイディアを出すのが仕事です。
そのため、シンプルな操作性のビューアーを求めています。
Handbookの導入担当者様は、導入初期では利用者がITに弱い上にタブレットを初めて使う人ばかりで不安になるそうですが、導入後は違和感なく使うことができ、他のツールにはないHandbookのシンプルさ、使いやすさは好評だとおっしゃっていただけます。
2. ノートをスムーズに取れる
手書きのメモやノートが取れないことがデジタルデバイスが企画会議で使えない理由としてよく承るポイントです。
Handbookを搭載したタブレットを利用すれば、指やスタイラスペンでスムーズに手書きのノートを取ることができます。そうしたノートはメールで送付することができます。
大量の資料の重要な箇所に線を引いて会議に臨んだり、手書きの指示を書いたファイルを即座にメンバーにメールで送信したりと、紙のような直感的な操作性のよさと、デジタルツールならではの利便性を同時に活用していただいています。
3. PCでは持ち出しのセキュリティ対策が煩雑
充実した会議を行うには事前の資料確認も大切です。
しかし、大量の紙資料を持ち歩くのは運搬の負担もある上に紛失・漏洩の危険もありますし、そもそもデジタルデータとして閲覧できない高解像度の画像や動画を確認する場合もあるでしょう。
こうした用途のためにPCを持ち出しを許可している企業もあるでしょうが、セキュリティー対策のために結構な手間が、管理側にも利用者側にもかかっていることが課題です。
一方、Handbookによる情報コンテンツの中央管理を実現したタブレットを導入された会社では安心して資料を持ち出しできるようになります。
導入いただいた企業では面倒なPCの社外持ち台をする人は滅多に見なくなるとおっしゃっていただけます。
4. リモートデスクトップではスムーズに閲覧できない
一方で、Handbookのようなモバイル向けの情報コンテンツ管理ソリューションではなく、VDIやリモートデスクトップをご検討される企業も多くいらっしゃいます。
しかし、実際にVDIを導入している企業は、リモートからだとスムーズな操作は難しいという印象を持っています。
VDI導入した企業では、情報コンテンツの配布と閲覧にはHandbookを利用していて、VDIは外出先で社内システムの申請承認ボタンなどを押すために利用するという使い分けをしているケースが多く見られます。
5. 高いセキュリティレベルの情報統制を手軽に実現できる
閲覧者側の利便性だけでなく情報統制上も便利なのが、紙からどんどんHandbookに置き換えられていくポイントとよくお話を伺います。
特に企画アイディアを大切にする会社では情報統制が厳しいものです。
ある企業では、従来、会議資料は紙に番号をふって配布し、回収後にその番号をもとに確認をしていたそうです。
そうした手間がHandbookならば不要になります。基本的には資料は「ダウンロード禁止」と「外部アプリでファイルを開くことを禁止」する設定を行います。これでデバイスにはデータは残りませんし、転送もできなくなるので安心です。
また、場合によっては「有効期限機能」を利用して、会議終了後に自動消去させているそうです。
6. 会議を準備する方にIT知識は不要で、準備負担が大きく減る
Handbookであればこうした資料の配付にITに関する特別な知識は必要ありません。
ある企業では、もともと紙資料の配付や後始末を担当していた秘書的存在の方が管理を行っています。紙の処理に比べて負担が大きく減るとご好評をいただいています。
会議のペーパーレス化は、従来では経営会議などの幹部利用がほとんどでしたが、上記のようなメリットから、最近ではクリエイティブな企業での企画会議での利用が進んでいます。
会議や情報共有シーンでの利用の詳細はペーパーレス会議・情報共有の説明ページをご覧ください。
創造性の向上に是非ともHandbookをご検討ください。
効果的なタブレット活用方法をご紹介
ペーパーレス成功事例
- エイチ・アイ・エス、年間10万枚の会議資料を削減。ペーパーレス化で情報伝達を加速
- 茨城県大子町、介護審査会の準備を効率化、認定業務の迅速化を実現
- 津山商工会議所、資料印刷・差替え作業を撤廃！担当者の生産性を向上
- ホテルグランヴィア岡山、ペーパーレスの推進で、紙の資料も残業も「ゼロ」を実現
- マルイ、会議資料の質の向上で、議論・コミュニケーションが活性化
- 大阪国際会議場、会議専用システムからのリプレースで、会議運営を効率化
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「ペーパレス会議」に取組む企業が増えていますが、iPadなどのタブレットを導入し、紙を使わないペーパーレス会議の仕組みを導入しても、単に資料を共有するだけでは不便な面も多く、さまざまな課題に直面することになり、なかなか思うように運用が進まない企業があるのも現実です。このホワイトペーパーでは、事例などに触れながらペーパーレス会議のメリットを振り返り、実際に運用する際のポイントやその課題を解消するためのソリューションについてわかりやすく紹介します。
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