ベンチャー・プライベート・カンファレンス

Handbookを活用して、大規模カンファレンスを
“クラウド＆ペーパーレス”に

2013年3月8日に慶應義塾大学日吉キャンパスで開催された、慶應義塾大学ビジネス・スクールと日本テクノロジーベンチャーパートナーズ共催の「ベンチャー・プライベート・カンファレンス」。開催21回目を数え、起業家やそれを目指す学生・社会人、投資家、有識者など400名を超える参加で盛況となった。同カンファレンスのプログラムや講演者プロフィール、講演スライド、参考資料などは当日、“クラウド＆ペーパーレス”で配布され、カンファレンス参加者から好評を博している。この試みを実現したのが、アステリアのタブレット向け情報配信サービス「Handbook」である。以下、当日の模様を振り返りながら、大規模カンファレンスの運営を文字どおり支えたHandbookの魅力と可能性に迫ってみたい。

投資家サイドと起業家サイドの交流の場として
開催される大規模カンファレンス

日本テクノロジーベンチャーパートナーズ（略称：NTVP／代表：村口和孝氏）は、「独立個人（independent individuals）と深い関与（hands on）」を基本コンセプトに、質の高いスタートアップ・ベンチャーキャピタル投資の実現に向けた諸活動を展開する、日本初の投資事業有限責任組合である。投資先にはハイテク、ネットインフラ、ライフサイエンスといった業界のベンチャー企業が名を連ね、将来の日本産業・経済の成長を先導しうるニューリーダーの育成や支援に力を注いでいる。

そのNTVPが2000年3月より、ほぼ年2回のペースで開催しているのが、ベンチャー・プライベート・カンファレンス（正式名称：Venture Private Conference『白熱！ベンチャー教室～若き血に燃ゆる者』 in 慶應ビジネススクール〈日吉〉）である。同カンファレンスについてNTVP代表を務める村口和孝氏は、「ベンチャー起業家がみずからの事業内容や業界の将来展望を、ベンチャーの育成・支援にかかわるベンチャーキャピタル（VC）のファンドマネジャー、証券アナリスト、有識者、プレス関係者などに向けて直接紹介し交流する場として開催しています」と説明する。

過去の開催では、時期折々の旬なテクノロジーをテーマに掲げてきた同カンファレンス。21回目となる今回は、ビックデータやスマートTV、スポーツ・ビジネス、ネット決済、ハイテク、環境ビジネスなどをキーワードに、DeNA創業者の南場智子氏や、スクウェア（現スクウェア・エニックス）創業者でPTP会長の鈴木尚氏、慶應義塾大学 環境情報学部 教授の中村修氏など著名ベンチャー起業家、VC、有識者を迎え、投資家サイドと起業家サイドの双方で活発な議論と意見交換が交わされた。

起業家や学生、投資家、有識者など400名を超える参加で盛況となった、第21回ベンチャー・プライベート・カンファレンス

プログラムや講演資料を“クラウド＆ペーパーレス”で配布

ここ2、3年のスマートフォンやタブレットといった「スマートデバイス」の広範な普及を受けて、今回のカンファレンスでは、ある初めての試みがなされた。それは、当日のカンファレンス運営のペーパーレス化だ。具体的には、18日の開催日までに、当日のプログラムや講演者プロフィール、講演スライド、参考資料などのデジタル文書を事前登録者のスマートデバイスに配布するという試みだ。

この試みを具現化するにあたって、村口氏率いるカンファレンス実行委員会が選んだのが、アステリアのタブレット向け情報配信サービス「Handbook」である。

「今回は、当カンファレンスの運営の仕組みにも最新テクノロジーの活用を試みました。実際にHandbookを使ってみて、これなら、400名を超える大規模カンファレンスを“クラウド＆ペーパーレス”で運営することが可能だと考えました」（村口氏）

村口氏らがHandbookの採用を決めたのは、カンファレンス開催の約10日前である。それにもかかわらず、実行委員会は多数の講演者・登壇者から送られてきた大量のカンファレンス資料を適切に整理したうえで、400名を超える来場者に対してスムーズに配信することができた。

Handbookでのコンテンツは、タブレットとスマートフォンのそれぞれに画面表示を最適化して配布される

実行委員会メンバーで、Handbookのオーサリングや配信管理を担当した、慶應義塾大学大学院 経営管理研究科（MBA）修士課程34期生の栁下朋子氏は、Handbookのユーザー・インタフェースと操作性のよさを高く評価する。

「採用が開催間近だったこともあり、事前のレクチャーはわずか数時間でした。それでも、大量のデジタル文書を容易に配信でき、大規模なカンファレンスをスムーズに立ち上げることができました。私たちが実感したこの“スピード感”は、Handbookの大きな魅力だと思っています」（栁下氏）

講演資料の登録・管理・配信はブラウザから容易に行うことができる

大規模カンファレンスの運営にあたって工夫したポイント

今回、実行委員会がHandbookを使って、カンファレンス資料の事前ダウンロード配布を来場者に対して行うことで、従来の配布のしかたでは成しえないアイデアが具現化された。

1つは、Handbookのアンケート機能によって設けられた、登壇者に対する事前質問の提出である。これにより、来場者は、個々の登壇者に対して、事前に聞きたい質問を提出しておくことができ、実行委員会側では、提出された質問の内容を集約し、セッションの開始直前まで登壇者と共有することが可能となった。

Handbookのアンケート機能によって設けられた、登壇者に対する事前質問の提出

「質問をExcelシートに集約してその場で一覧したり、後日に参考情報として活用したりすることもできます。また、登壇者も自身のセッションのみ編集権限が付されたIDから、直接、講演資料をHandbookにアップロードしたり、更新したりすることも容易にできるようになっています」と栁下氏。登壇者、実行委員会の双方とも、従来のメールベースの煩雑なやり取りから解放されて、シンプルな操作で資料のアップロードや差し替え、更新などの作業を行え、資料のバージョンを間違えるといったミスも防げるようになる。

もう1つ、Handbookによって実現されたのが名刺交換機能だ。上述したように、本カンファレンスは、起業家と投資家を結びつける場という重要な役割を持っている。実行委員会は従来、セッション終了後に登壇者と聴講者の名刺交換タイムを設けて対応していたが、名刺交換に時間がかかりすぎて、カンファレンスの運営スケジュールに影響が出てしまうことが多々あったという。そこで今回、Handbookのアンケート機能を用いて名刺情報の交換ができるようにしたことで、スケジュールに支障の出ないスムーズなやり取りが実現された。

アンケート機能によって設けられた、登壇者とのデジタル名刺交換機能

使い込むほどに広がる、Handbook活用のアイデア

大規模なカンファレンス開催の完全ペーパーレス化を、みずからのアイデアを織り交ぜながら活用した実行委員会。村口氏も柳下氏も、今後のカンファレンスでもHandbookを有効に使っていきたいと口を揃える。

柳下氏によれば、実行委員会のメンバーの間では、Handbookの高機能と使い勝手の良さを実感したことで、さらなる活用のアイデアが生まれつつあるという。「例えば、QRコードを活用して、カンファレンスの入場管理を電子チケットで行えるようにしたいです。また、カンファレンスの参加申し込み処理からの対応で、データを長期的に一元管理できるような仕組みにもしたいと考えています。」

村口氏はHandbookの可能性について次のように話す。「すでにさまざまな業種の企業・組織・学校での導入実績があるHandbookですが、今回の経験で、大規模カンファレンスの運営を強力に支援してくれるツールであることが実証されました。カンファレンスやイベント以外でも、例えば株主総会においても活用できるのではないでしょうか」

使い込めば使い込むほどに、ユーザー側で新しい活用のアイデアが生み出されるHandbook。今後、スマートデバイスがますます普及していく中で、このツールの用途は広範な広がりを見せることだろう。